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大人女子の教養講座

おとなのメールの送り方、返し方

2012年11月7日

初めて送るメール、おわびのメール、お願いのメール…保存版・おとなのメール

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お詫び、依頼など、メールにはさまざまなシチュエーションがある。それを同じ定型句で書いていては

誠意が伝わらない。シーンごとに最適なメールの具体例を挙げてみよう。

Case 01 初めて送るメール

よくやりがちだが、初めてメールを送る相手に、(1)の「いつも~」の定型句はおかしい。「それに続く(2)(3)の自己紹介文も意味不明で、これでは怪しげな人物と思われかねません」(小田さん)。
冒頭のあいさつは簡潔にとどめ、名乗りの部分で怪しい人間ではないと認識してもらえるような、誰にでも分かるキーワード((4))を使って自己紹介をする。(5)の「ブログを拝見して」など、相手との接点を明示することも忘れずに。

Case 02 おわびのメール

「失敗したときは、まず謝ることが大切。このメールのように言い訳や部下に責任転嫁する内容では、かえって先方の印象が悪くなります」(小田さん)。また、(3)の「遺憾」は「残念だ」の意味で、謝罪の言葉ではない。
おわびの基本は訪問や電話で、メールはその次の手段((3))。「おわびメールでは、普段よりかしこまった表現にしたほうが、印象がよくなります」(小田さん、(4)(5)(6))。まず、謝罪し、原因と解決策も示したい。

Case 03 お願いのメール

自分が忙しいことばかりを主張し、まるで相手が暇だと言わんばかりにお願いする失礼なメールの代表例だ((1)(2))。相手への気遣いの言葉がない、このようなメールがビジネスでもプライベートでもトラブルの原因になる。
『してください』と命令形ではなく、疑問形で相手が判断する余地を残すのがお願いメールのコツ((3))。(4)のように「なぜ、あなたに頼むのかも書くと気持ちよく引き受けてもらえます」(小田さん)。

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