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大人女子の教養講座

すぐに返信できる!これが文章作成術

2012年10月31日

素早い返信が誰にでもできる返信メールの極意とは?

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文章構成を考えているうちに、ついつい遅れてしまうメールの返信。

いくつかの約束事を守るだけで、素早い返信が誰にでもできる返信メールの極意とは。

 メールの返信は、24時間以内に、尋ねられたことに漏れなく答えるのが基本マナーといわれる。「文章の組み立てを考えているうちに返事が遅れてしまう人には、送信した人のメール本文を積極的に引用する方法をお薦めします」(小田さん)。

 明確に伝えたいことがある時は、相手のメールを引用して、そこに書かれている質問や依頼に対して自分のコメントを付け足していくと、答えに漏れがなくなる。送信した人の文章を分割して引用しても、メールのマナーでは失礼に当たらないので心配は無用だ。

 また、すぐに返事ができない案件がある場合でも、そのまま放置していては、相手も不安。返事ができる案件だけをすぐに返信して、返事ができないことは、その理由を書く。

 さらに「○○の件は○日までに返信いたします」と書き添えれば、失礼がない。

作成術 01

文章の組み立てができないから時間がかかる
⇒ 4ブロックを心がける。

通常のメールと同じく4ブロックに分ければ、文章の組み立ても苦にならない。返信の場合の本文は、相手のメールを部分的に引用しながら書く。

作成術 02

返信に引用を使う

宛名とあいさつを書いたら、その後は、相手の文章を引用して、その下にこちらのコメントを付け足せば、漏れやずれのない正確な返信ができる。

作成術 03

定形・便利フレーズの利用

すぐに返事ができない用件には、「出欠の件は、○日までに返信いたします」などと書き添えて返信することが、送信者への心遣いになる。

作成術 04

二重敬語やダブリ言葉のない
正しい日本語を使えば即返信が可能

「お聞きになられる」などの間違った二重敬語やダブリ言葉は、文書作成を遅らせる原因。シンプルな言葉遣いを心がければ、返信も自然に早まる。

ツイッターだから携帯電話だからのメールのルール

ツイッターは1回の送信文字が140字のため、表現が難しい。文字数が少ないと無愛想な文章になりがちなので、文末に「ね」や「よ」を使って親しみやすい印象を与えよう。また、スマートフォンや携帯電話のメールは移動中に読むことが多いため、こちらも短めが基本。3~5行で空白行を1行入れると、グッと読みやすくなる。送信先がパソコンならば、「携帯からなので短文で失礼します」と添える気遣いも大切だ。


Adviser
小田 順子さん
ビジネスメール・インストラクター/広報コンサルタント
小田 順子さん
研修、添削、講演、執筆を通して、「確実に&効率的に&思いやりを伝える」文章術を指南。著書に『言いたいことが確実に伝わるメールの書き方』(明日香出版)、『公務員の文章・メール術』(学陽書房)、『これで怖くない!公務員のクレーム対応術』(学陽書房)などがある。ブログ:CSMSライターが日本語について考えるtwitterFacebook公式サイト

もっと詳しく読みたい人は…こちらをどうぞ。
日経おとなのOFF
「美しい日本語と正しい敬語が身に付く本」838円/日経BP社

日々何気なく使っている言葉も、言葉巧みに使いこなせれば、教養の深さやセンスの良さを感じさせられる半面、一歩間違えれば非常識とのレッテルを張られかねない。うっかりミスや恥ずかしい間違いをなくし、美文家の文章からその極意を学ぶ。大人女子として、一目置かれる言葉のセンスが身に付く日本語や敬語の入門書。


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