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大人女子の教養講座

読みやすいメールの型を身につけよ

2012年10月24日

実例で学ぶ!読みやすいメールは4つのパートに分ける

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読みやすいメールには一定の法則がある。

あいさつ、導入、用件(詳細)、結びの4つのパートに分ける、見やすいメールの型を紹介しよう。

添削用例文 ×

A 書き出しのフレーズに注意
B まず、名乗る
C 見づらい、要編集!
D 要点は箇条書きで明快に
E 結びは、何をしてほしいかを入れる



一般メールなら 

宛名・あいさつ・名乗り……(1)(3)
 久しぶりの相手ならば、「いつもお世話に」はおかしい。先方を気にかけていることが伝わる言葉も添えると好感度がアップ。

導入……(4)(5)
 あいさつの次の導入部で、メールの目的(結論)をはっきりと書く。いち早く結論を書くことが、メールを読む相手への心遣いとなる。

本文……(6)(7)
 用件の詳細は箇条書きで、記号や罫線を使って見やすく。漢字は少なめにし、字下げはしない。長文なら3~5行で空白行を入れる。

結び……(8)(9)
 結びでいつも「よろしくお願いします」では、何がよろしくなのか分からない。何をしてほしいのか、返事の期限などを明記する。「恐れ入ります」はクッション言葉として、柔らかい印象を与える。



ビジネスメールなら 

宛名・あいさつ・名乗り……(10)(13)
 宛名は社名、所属とともに相手の名前をフルネームで書く。ご無沙汰している相手には、思い出してもらえるキーワードを入れる。

導入・本文……(14)(15)
 ここでも導入部でメールの目的をいち早く、伝える。お客様であれば文中も「様」でOK。ビジネス上のメリットもさりげなく入れる。




Adviser
小田 順子さん
ビジネスメール・インストラクター/広報コンサルタント
小田 順子さん
研修、添削、講演、執筆を通して、「確実に&効率的に&思いやりを伝える」文章術を指南。著書に『言いたいことが確実に伝わるメールの書き方』(明日香出版)、『公務員の文章・メール術』(学陽書房)、『これで怖くない!公務員のクレーム対応術』(学陽書房)などがある。ブログ:CSMSライターが日本語について考えるtwitterFacebook公式サイト

もっと詳しく読みたい人は…こちらをどうぞ。
日経おとなのOFF
「美しい日本語と正しい敬語が身に付く本」838円/日経BP社

日々何気なく使っている言葉も、言葉巧みに使いこなせれば、教養の深さやセンスの良さを感じさせられる半面、一歩間違えれば非常識とのレッテルを張られかねない。うっかりミスや恥ずかしい間違いをなくし、美文家の文章からその極意を学ぶ。大人女子として、一目置かれる言葉のセンスが身に付く日本語や敬語の入門書。


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