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大人女子の教養講座

知っておくべき!おとなの“メール日本語”

2012年10月17日

内容が伝わるおとなメール・8の鉄則

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手紙よりはるかに気軽なツールだけに、メールにはマナー違反の落とし穴も多く潜んでいる。

読んだ相手に確実に真意が伝わる正しい“メール日本語”の使い方について、

メール作成に詳しい小田順子さんに聞いた。

マナー違反!真意が伝わらない!を解消
おとなの“メール日本語”

 会って話すと礼儀正しい人なのに、なぜかメールは無愛想だったり、読みにくかったり……。これは、その相手がメールの決まり事やマナーを誤解しているために起きる悲劇だ。

 「メールでそんなマナー違反を犯さないためには、読む相手の立場に立って書くことが大切。例えばやたらに長いメールを受け取ってうれしい人はいないはずです」と、ビシネスメール・インストラクターの小田順子さんは言う。

 小田さんが教えてくれた、内容が確実に伝わるメールの秘訣は、まず、1段落に一つの内容だけを書くこと。さらに、「1文を30字以内にとどめれば、無駄な修飾語や接続詞は入らないのでシンプルな文章に仕上がります」(小田さん)。

 そして、何より重要なのは、会合の誘いなのか謝罪のメールなのか、そのメールの用件(結論)を先に書いてしまうことだ。そうすれば、じっくりメールを確認できない忙しい相手にも、真意はきちんと伝わる。用件の詳細は、その後の段落で箇条書きにして簡潔にまとめれば、見た目もすっきりして読みやすい。

 また、メールならではの慣用句が、相手を不快にさせることもあるので注意が必要だ。

 「了解です」「取り急ぎご連絡まで」は、よく使う言葉だが、社内メールでは許されても、社外や目上の相手には、実は失礼に当たる。「『取り急ぎ』といったワンパターンの結びは、手抜きの印象を与え、雑に扱っていると思われかねません」(小田さん)。末尾は用件確認の一言を添えて、「よろしくお願いいたします」とすれば、文章も締まる。実例でポイントを押さえ、あなたのメール好感度を上げよう。

内容が伝わるメールの鉄則

1  1センテンス  1ミーニング

 メールでは長い文章は読みにくい。一つの文章に一つの内容だけを書くようにし、段落の後は1行空けて、見やすくすること。

2  1文は30字を目安にする

 文章が長いと内容も散漫になりがちだ。格式ばった表現や無駄な修飾語、必要のない接続詞などは極力使わずに、短い文に徹する。

× 弊社としては
弊社は

3  用件は先に書けば、理解がしやすい

 依頼のメールなのか、謝罪のメールなのか、用件を先に書くのが、相手の理解を早める秘訣。詳細は次の段落で書けばよい。

4  曖昧な表現はトラブルのもと

 「早めに」「いくつか」など、曖昧な表現を使うのはメールでは厳禁。日時や時間、数量をはっきり書かないと相手も当惑する。

× 今週中
金曜日の17時まで

5  間違いやすい敬語

 「おっしゃる」を「おっしゃられる」と書くなど、二重敬語はよくやりがち。敬語が苦手な人は、丁寧語だけに絞るのが無難だ。


【敬語は丁寧語だけでもOK】
山田さんからメールが参りました
山田さんからメールが来ました


【うっかり敬語】
× ご利用できません
ご利用になれません


【敬称】
× 株式会社○○御中 田中様
株式会社○○ 田中様


【二重敬語】
× お聞きになられる
お聞きになる

6  言葉の重複(重言)を避ける

 「まず始めに」「一番最後に」など、何気なく使いながら実は間違いなのが、言葉の重複。繰り返し使うと常識がないと思われる。

× お体、ご自愛ください
ご自愛ください(「自愛」は体を大切にすること)

× あとで後悔する
ご後悔する/あとで悔やむ

7  使うとまずい言葉

 メールの慣用句には、相手により失礼に当たる言葉が意外に多い。「了解」は「いたしました」を付けても目上の人には使えない。


【ら抜き言葉は子どもっぽい】
× 食べれます
食べられます/召し上がれます


【ネガティブワードを使わない】
× できません
難しい状況です/~でしたらできます


【慣用句】
× (目上の人に)了解しました
承知しました/かしこまりました

8  好感度を上げる言葉

 「取り急ぎ」は慌てている印象を与えてマイナス。丁寧な結びの言葉や追伸で、細やかな心遣いを相手に伝えるようにする。


【結びや追伸】
× 以上
取り急ぎ、ご報告まで
ご不明な点がありましたら、お問い合わせください
追伸
 今日は寒いですね。
 風邪が流行していますからご自愛ください


【対面で使うかどうか考えて言葉を選ぶ】
× (文中に)△△様(丁寧すぎて逆効果)
△△さん



Adviser
石黒 圭さん
ビジネスメール・インストラクター/広報コンサルタント
小田 順子さん
研修、添削、講演、執筆を通して、「確実に&効率的に&思いやりを伝える」文章術を指南。著書に『言いたいことが確実に伝わるメールの書き方』(明日香出版)、『公務員の文章・メール術』(学陽書房)、『これで怖くない!公務員のクレーム対応術』(学陽書房)などがある。ブログ:CSMSライターが日本語について考えるtwitterFacebook公式サイト

もっと詳しく読みたい人は…こちらをどうぞ。
日経おとなのOFF
「美しい日本語と正しい敬語が身に付く本」838円/日経BP社

日々何気なく使っている言葉も、言葉巧みに使いこなせれば、教養の深さやセンスの良さを感じさせられる半面、一歩間違えれば非常識とのレッテルを張られかねない。うっかりミスや恥ずかしい間違いをなくし、美文家の文章からその極意を学ぶ。大人女子として、一目置かれる言葉のセンスが身に付く日本語や敬語の入門書。


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