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日経WOMAN 最新号の読みどころ

手帳でTO DOリスト、始めよう【日経WOMAN17年11月号】

2017年10月7日

「私、失敗しないので」宣言!

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 仕事の進め方や内容によって、おすすめのTO DOリストの作り方は異なります。生産性がぐっと上がる方法をプロが伝授!

TYPE1【ルーティンワークが多いなら】決まった作業を何度もTO DOに書き出すのが面倒!

【おすすめはこれ!】やるべき項目を書き出した「ルーティンチェック表」

手帳のノートページに繰り返し発生するタスクを書き出し、一覧表にしよう。左にルーティンワークの内容を列記し、作業を終えたら右側に具体的な日付を書く。追加で発生したタスクも書き込めるよう、下に数行分の余白を設けておくと便利。

TYPE2【急な会議&MTGが多いなら】1日のTO DOを書き出しても予定通りに終わらない!

【おすすめはこれ!】自分の仕事に集中する時間&TO DOをスケジュール化

急な打ち合わせや会議が長引いて予定通りに仕事が進まない人は「集中タイム」を設けよう。バーチカルのスケジュール欄にTO DOと一緒に書き入れるのがおすすめ。さらに、「この時間はこの作業に集中します」と周囲に宣言を。

TYPE3【急に仕事を振られる人は】次々に仕事が振ってきて何からやればいいか分からない!

【おすすめはこれ!】付箋を使った「可動式TO DO」を見せながら優先順位を確認

手帳のノート欄と付箋を使って、仕事の優先順位を周囲と共有したり、入れ替えたりしやすい可動式TO DOがおすすめ。上司に新たな仕事を依頼されたら、一覧表を見せながら「いつまでに必要か」を確認。

TYPE4【複数のプロジェクトを抱える人は】プロジェクトの締め切りをうっかり忘れてしまいがち

【おすすめはこれ!】「ガントチャートTO DO」で締め切り&優先順位を一覧

複数のプロジェクトを一括でタスク管理できる、ガントチャート式のTO DOが便利。手帳にガントチャートがなければ、エクセルなどで作成したものを印刷し、ノートページに貼って管理するのもおすすめだ。

この人に聞きました
鈴木真理子さん
ヴィタミンM 代表取締役
三井海上火災保険(現・三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。近著は『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)。

写真/小野さやか

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