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日経WOMAN 最新号の読みどころ

「忙しすぎて残業ばかり…」を変えるポイント【日経WOMAN17年6月号】

2017年5月8日

効率アップで稼ぎ力を磨く

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 「仕事が多くて残業続き」「やり直しが多く、時間をロスしてばかり」。そんな毎日も、ちょっとした工夫で変えることは可能です。明日からできる効率アップの仕事ワザを、業務改善のプロが指南します。

効率アップの鍵は日々のコミュニケーションにあり!

 残業が多く、給与が安い…。そんな人は、職場が変わる4つのポイントをチェックしよう。共通するのは、コミュニケーションの取り方を変えること。

 「例えば資料作成の手戻りが多いなら、依頼を受けた時点で使う目的やシーンを確認。さらに途中で確認を仰げば、“やり直し”は激減します」(沢渡さん)

 他にも、報・連・相のタイミングや内容を見直す、打ち合わせや会議中の話し方を変える、チーム内でマニュアルを共有するなど、「あなたが率先して動くことで、職場が変わり、結果的にあなたの評価も変わるはずです」。

ココを変えたい! “手戻り”が多い

ココを改善! 1

成果物がいつ、何のために使われるのかを確認
自分の思い込みで仕事を進めると、上司が求めるものとは異なる仕事をしてしまいがち。例えば資料作成の依頼を受けたら、まずは「いつ、何のために、どう使われるのか」を確認しよう。

ココを改善! 2

完成イメージを絵にして上司やメンバーと共有
パワーポイントの資料作成を依頼されたら、グラフや文言を入れる前に完成イメージのラフを書いて上司と共有するなど、絵に落として“見える化”しよう。細かく作り込む前にゴールを共有することで、ムダな作業に費やす時間を減らせる。

ココを改善! 3

60%完成した段階でチェックしてもらう
60%程度できた段階で現状を報告し、方向性が合っているかを確認。ズレがあればこの段階で軌道修正し、一気に仕上げよう。

ココを変えたい! 会議が長い&多い

ココを改善! 1

会議が始まる前に議題と目的を確認する
議題が分からないまま会議に参加して、なんとなく時間が過ぎてしまう。ならば、事前に上司に会議の目的を確認する習慣を。上司や会議に参加する人たちの意識や、会議の雰囲気が変わるはず。

ココを改善! 2

発言をするときは結論から言うようにする
発言するときは結論を先に、理由を後に述べるなど、話の順番を変えるだけでも会議が脱線しにくくなる。「参加者の話し方が変わるだけで、会議が“筋肉質”になります」(沢渡さん)。

ココを改善! 3

会議の最後に、結論やTO DOを確認する
会議終了時には、話し合った内容を受けて、誰が何をすべきかを確認。自分がやるべきことは必ずノートや手帳に書き出して。

こんな言い回しが便利!
「自分の確認のためですが、~」
「結論は○○ということで、よろしいでしょうか」
ABC / PIXTA(ピクスタ)
この人に聞きました
沢渡あまねさん
業務プロセス・オフィスコミュニケーション改善士
日産自動車、NTTデータ、大手製薬会社などを経て2014年秋から現職。企業の業務プロセスやコミュニケーション改善の講演やコンサルティング、執筆活動などを手がける。『職場の問題地図』『仕事の問題地図』(共に技術評論社)が話題に。

「これ以上の情報をお読みになりたい方は、日経WOMAN誌面でどうぞ。」

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