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相手に会わずに進める仕事 残念なメールは卒業しよう

2017年9月4日

難しい表現はいらない メール返信の4つのルール

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 仕事でもプライベートでも、発信力を高めることができれば、やりたいことができる環境が整う時代。せっかくの実力が発信力の弱さで埋もれぬよう、さまざまな実例を挙げ、女性らしくしなやかに自己主張ができるようになる手法を、プレゼンノウハウに詳しい池田千恵さんが指南していく連載です。

せっかくの配慮が裏目に出た残念なメール

 先日、会社宛てに来たメールの中に、何をどうしてほしいのかがよく分からない文章があり、理解するために何度かメールを読み直し、やはりよく分からないので質問のメールをし、回答のメールを待つということがありました。

 やり取りの経緯からすると、

● 私が書いた本を講座のテキストとして使いたい
● しかし都合により買うことができない
● ついては送ってほしい

という意味だろうと、だいたいの推測はできるのですが、

「受講者負担が都合によりできない」
「主催者受領ができない」
「講師直接受領としてほしい」

など、漢字が多かったり、受講者は誰で、講師が誰で、主催者が誰で、という固有名詞もなかったり、送るのは郵送なのか、代金はどうするのかについてなど詳しい手順もなかったりで、はて、と考えてしまったのです。

 前回の記事「『指示待ち残業』は防げる 3つのメール術で残業ゼロ」でもお伝えした通り、確認のためのメールを何度も往復させてしまうことが「指示待ち残業」が増える原因と考えており、このようなやり取りは私の仕事の中ではなるべく排除したいのですが、人生すべてネタ。飛んで火に入る夏の虫。送り主には申し訳ないですが、詳しい内容を推測されない形で今回の記事のいけにえとさせてもらうことにしました。

 実は、メールを送ってくださった方とは以前から面識もあり、実際にお話するととてもよい方です。失礼のないように、ないように、と丁寧に書こうとしたら漢字が多くなってしまったのだろう、簡潔に書こう書こう、と思ったら必要な要素まで抜けてしまってかえって分かりにくくなってしまったのだろうということも推測できます。ただ、すごくもったいないなとこのメールを見て思いました。メールだけを読んでいては、そのようなお人柄や、実際の仕事ぶりが伝わらないので、面識がなければ「分かりにくいメールを書く人」という印象だけが残ってしまうからです。

 今後働き方改革に伴うテレワークの普及や、グローバル化による海外の人とのやり取りが増えるにつれ、対面で会うことをほとんどせずに仕事が進められる状況も増えていくことでしょう。となると、せっかく配慮したつもりの文章が誤解され、仕事の進捗の遅れにつながる可能性があります

 今回も前回に引き続き、対面でやり取りをせずに仕事を進める機会が今後多くなってくるからこそ気を付けたい、メールでのコミュニケーションのコツについて解説します。

 ポイントは次の4つです。

1.自分の「ふと思った」感覚を信じる
2.漢字が多い表現をひらがなに変える
3.「念のためおばけ」に気を付ける
4.聞かれた質問にだけ答える

順番に説明しましょう。

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