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学ぶべきは秘書たちのすごいスキル

社長秘書たちも実践 年配者や上司の心のつかみ方

2018年1月9日

トークに自信がなくても大丈夫 上司とのコミュニケーション術

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 あなたは社内コミュニケーションが得意ですか? とりわけ、上司や年配者と上手に話ができていますか? 仕事を円滑に進められるかどうかは、上司とのコミュニケーションの善しあしにもよりますね。そこで、常に年配者や上司と意思疎通を図っている秘書さんにポイントを聞いてみました。ぜひ取り入れてみてください。

【調査概要】
◎ぐるなび運営「こちら秘書室」調べ
◎調査対象:「こちら秘書室」会員(有効回答数231件)
◎調査期間:2017年12月11日(月)~12月18日(月)

言葉を選びながら話すと緊張してしまって… (C)PIXTA

キーワードは「笑顔」「傾聴」「丁寧」「タイミング」

 アンケートでは、上司の心をつかむためにどのようなコミュニケーションを取っているのかを聞きました。多いものを分類すると、笑顔・傾聴・丁寧といったキーワードが浮き彫りになりました。

<秘書さんたちが上司の心をつかむために実践していること>

笑顔を絶やさない 30件
傾聴する・じっくり聞く・聞き手に回る 28件
丁寧に接する 24件
簡潔・端的に話す 19件
ゆっくり話す 15件
タイミングを見計らう 14件
ときどき雑談 10件
明るく接する 10件
結論から話す 9件
相手の機嫌をうかがう 8件
素直な気持ちを示す 8件
尊敬の気持ちを示す 4件
目を見て話す 4件

 では、秘書さんたちがどのように上司とコミュニケーションを図っているのか、具体的な回答を見ていきましょう。

若手の社長秘書が実践しているルール

 まずは、20代~30代の若手の社長秘書が実践しているコミュニケーションルールをチェック。自身の年齢と離れた上司、場合によっては自身の親世代よりも年配の上司を担当することさえあります。

 ここでは、社長を担当している若手秘書のコミュニケーション手法を拾ってみました。笑顔や明るさなどを意識しながら上司の心をつかんでいる社長秘書の回答が多く見受けられました。すぐに取り入れやすいテクニックばかりで参考になります。

トークについては本当に自信がないため、基本的なことですが、挨拶は笑顔できちんとすることを心掛けています。また、普段の表情では口角を下げないように意識したり、話すときの姿勢にも気を付けたりしています。(20代女性、秘書歴2年、建設、社長・副社長を担当)

朝の挨拶はとにかく明るく元気よく! 呼ばれたときも明るく「はい!」と答えるようにしています。話すときは、自信や覇気がない印象にならないように、大きな発声を心掛けています。(20代女性、秘書歴3年、不動産、社長を担当)

基本的に笑顔で話します。そして、こちらがお願いしたいことを気持ちよく対応してもらえるように、相手に合うアプローチ方法を考えて話し掛けます。(30代女性、秘書歴4年、情報通信・IT、社長・取締役を担当)

話し掛けるタイミングと簡潔さが大切です。上司はいつも忙しそうにしているので、タイミング次第で回答の内容が変わることも。相手の時間を節約するためにも、確認事項は簡潔に要領よくまとめて話すようにしています。(30代女性、秘書歴5年、放送・広告・出版・マスコミ、社長を担当)

言葉遣いや語彙には気を付けています。基本的には年長者に対して敬意を払って話しますが、自分は若輩であることも意識して、時には愛嬌(あいきょう)も必要だと考えています。(30代女性、秘書歴5年、商社、社長・副社長・取締役を担当)

自分を取り繕わないようにしています。マイルールは、「分からないことは素直に聞く」「行き違いがあったら素直に謝る」「意見を求められたら、思ったことをお伝えする」。私のほうから壁をつくらないことで、信頼を得られていると思います。(30代女性、秘書歴6年、情報通信・IT、社長を担当)

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