自分のことはもちろん、上司もスケジューリングするのが秘書の仕事。多方面から頼まれる仕事をさばき、ミスがないように終わらせなければいけません。現役秘書さんに1分1秒も惜しい毎日の中で、どのように仕事を効率化しているのか、独自のスキルを教えていただきました。
がん治療・がんの免疫療法の開発を手掛ける企業・テラで、社長秘書として働く鈴木理加さん。鉄鋼会社での営業、法律事務所での秘書を経て、3カ月前に現在の職場へ転職。募集条件が「社長秘書兼営業ができる人」だったため、主に午前中はオフィスで秘書業務、午後は営業業務というスケジュールになっています。
「今はまだ手探りで仕事を進めている状態」だと話す鈴木さんですが、お話を伺うと高いパフォーマンスを発揮するため、さまざまな努力を重ねていました。
まずは鈴木さんのスケジュールを拝見しましょう。
6:00 | 起床 |
6:30 | 晴れた日は近所の公園で約4キロのランニング |
7:00 | 朝食 |
8:00 | |
9:00 | |
9:30 | 出社 <秘書業務>PC 、スマホのショートメール、Facebookのメッセージ、LINEなどに入っているメールをすべてチェックし、更新したスケジュールを社長に連絡する。郵便物の開封、必要書類の仕分け、名刺管理、経費精算、社長デスクの掃除などを行う |
10:00 | |
11:00 | |
12:00 | ランチ |
13:00 | <営業>午後いっぱい医療機関を訪問して営業活動 |
14:00 | |
15:00 | |
16:00 | |
17:00 | |
18:00 | |
18:30 | 終業 |
19:00 | 週2~3回の割合でジムへ |
20:00 | 友人と食事、飲み会 |
21:00 | |
22:00 | |
23:00 | 帰宅 |
24:00 | 就寝 |
スケジュール表で見ると、午後の予定は一見シンプルですが、営業に出ている途中も各方面からの電話やメール連絡はひっきりなしに入り、「3分に一度は新着メールがないか、確認しないと心配」だといいます。そんなときに活躍するのが「スマホの2台持ち」です。
「1台は会社貸与のスマホ、もう1台は個人スマホですが、2台持っていると電話をしながら、もう1台でメモを取れるんです。会社のスマホは必ずコートや上着の右ポケットへ入れ、利き手でサッと取り出せるようにしています」(鈴木さん)
試しに取材陣の前でスマホを取り出してもらったところ、敏速な動作が美しく、プロ意識の高さを感じました。