効率化は引き算の美学だ

 作業効率化にあたり、まずすべきこととして思い浮かぶのは、いわゆる「時短」(今やっている作業にかかっている時間を短くしたり、複数の作業を同時にこなしたりする)です。時短というと、あれもこれも同時にこなすことや、作業スピードを上げることと思われがちですが、実は何もかも同時にやる、というより、何をやらないかを決めることが重要なのです。二度手間にならないよう作業を前もって段取ったり、余計なことをやらなかったり、一度苦労したことで二度と苦労しないようにしたりすることを意識しましょう。つまり、足し算の効率化ではなく、引き算の効率化です。

 引き算の効率化を実現するためには「段取りベタ」「優先順位ベタ」「標準化ベタ」の3つの「ベタ」を撲滅する必要があります。3つのベタについて順番に説明しましょう。

<段取りベタ>

 段取りベタの特徴は3つです。

1.仕事の前に、今日一日をシミュレーションする時間をとっていない
2.自身の作業がどのくらいかかるか把握していない
3.細切れ時間にすべきことをリストアップしていないから、ぽっと空いた時間をムダに過ごしてしまう

 何時に終わる? いつまでにできる? という自分の見積もりや、自分が進めた作業を上司・取引先が確認できるタイミングを前もって確認せず始めることにより、二度手間が多く発生して時間をムダにしてしまうのがこのタイプです。

 実は私自身が段取りベタだったので痛感しているのですが、今日一日の流れをイメージしてから逆算して段取りを組む、というひと手間があるかないかで、残業の量は劇的に変わります。

<優先順位ベタ>

 優先順位ベタの特徴は3つです。

1.サービス精神旺盛で自分がやらなくてもいいことまでやってしまう(過剰品質)
2.とにかく頑張れば道は開けると思っている
3.仕事の全体像とゴールを確認できていない

 仕事が速い人は、自分が力を入れることで組織が最大限にパワーを発揮する仕事にエネルギーを注力します。一方、頑張っているのに仕事ができない、評価されないと感じている人は、自分がやらなくてもいいことまで、やらなければいけないことと同じくらいの労力をかけてしまうのです。そのため本来すべきことがおろそかになり、全部中途半端になり、その結果、頑張っているのに評価されないという事態に陥ります。

<標準化ベタ>

 標準化ベタの特徴は3つです。

1.「自分でやったほうが早い病」にとりつかれている
2.探し物に多くの時間を取られている
3.マニュアルがないので同じ間違いを何度も繰り返してしまう

 周囲に説明する暇があったら自分でさっさと済ませてしまったほうがラクと考え、マニュアル化すべきことをしていないがために、自分が休むと業務が回らない状態になりがちです。また、「こういうときはこうする」の基準を明確化していないために、モノの置き場が一定でなかったりして探し物に時間がかかったり、毎月、毎年、同じように準備すべき業務も「前はどうだったっけ?」と過去のメールや資料を探すことで時間の大半を取られてしまうタイプです。

 自分が3つのベタにはまってしまっていないか、定期的に振り返り、つぶしていくようにしましょう。