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作業の効率化が下手な3タイプ あなたがすべき対策は

2017年10月25日

段取り、優先順位付け、標準化が残業を減らす鍵

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 「働き方改革」と言っても、会社や人事の変革を待っていてはいつまでたってもらちが明かない。会社が変わる前に自分自身が変わっていかないと、一番先に割を食うのは、真面目に創意工夫をしながら仕事をしている私たち――。この連載では、働き方改革のコンサルティングを行っている池田千恵さんが、明日からすぐに実践できる仕事術・時間術・コミュニケーション術などを紹介していきます。第2回の今回は、作業効率化のコツを教えます。

忙しいから時間がないのではない 時間をつくらないから忙しい

「いつも時間がない!」それはなぜ? (C) PIXTA

 10月より開始した新連載「じぶん働き方改革」。前回の記事「会社に頼らず始めよう『じぶん働き方改革』」では、はじめに、ということで次のようなことをお伝えしました。

●「働き方改革」は今までの日本の労働観を根本的に変えなければいけない改革のため、あと数年社会の混乱は続く

●その間負担は増えるばかりで今はつらいかもしれないが、つらいからと自分の改革を怠っていると、いつのまにか仕事自体がなくなってしまう危険性がある

●会社の変化を待つ間、自分自身の進化を止める必要なんてない。今から刃を研いで、いつまでも変わらない会社なんて見切ってしまえるくらい実力を付けよう

 「理屈は分かった。ぜひそうしたい。でも、肝心の、実力を付けるための時間がいつまでも取れないのが悩み」

 「仕事がどんどん増えていく中で、自分の時間なんてどう考えても作れない!」

 そんな気持ちでいる中、酷かもしれませんが、何が何でも、こじ開けてでも、まず最初に考える時間をつくることが一番大切です。なぜならば、「忙しすぎて考える時間がない!」というのは間違いで、「考える時間をつくらないから、いつまでたっても忙しい」からです。

 いつも時間がない、ない、という人に限って、時間が有限だという意識が希薄です。 意志をもって、考えるための「余白の時間」をつくるからこそ、改善のためのアイデアも生まれるのです。

「すぐ動け」と言っている人も、動く前に考えている

 「考えないで動く派」「まず実践することを信条としている」というように、行動力旺盛で結果を出している方も多くいます。しかし長年そういった方々を観察して分かったのは、ただやみくもに突っ走り、数打ちゃ当たる、というつもりで「まずは動け!」と言っているわけではないということでした。どんなに行動が早い人でも「こうではないか?」と解決策を予測して考え、行動し、検証をするというプロセスを繰り返すことなしに動くことはしないのです。考える、という作業は地味なので、一見何もしていないように見えるだけのことですし、長年の経験から考えるプロセスが短くて済むように進化しただけのことです。

 考える時間を十分に作らずに、とりあえず目の前の問題を解決しよう、ということに目がいってしまうと、「そもそも」の部分を考えるまでに至らないまま疲れ、失速してしまいます。

 ですから、まずは、とにかく、こじ開けてでも考える時間をつくる、ということが最初にすることです。その目的があってこその作業効率化であることを忘れないでください。

 では具体的に、どうやって作業を効率化していくかについてお伝えしましょう。

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池田千恵(いけだ・ちえ)
池田千恵(いけだ・ちえ)
株式会社 朝6時 代表取締役。慶應義塾大学総合政策学部卒業。外食企業、外資系戦略コンサルティング会社を経て現職。企業や自治体の朝イチ仕事改善、生産性向上の仕組みを構築している他、「働き方改革プロジェクト」「女性活躍推進プロジェクト」など、ミドルマネジメント戦力化のためのコンサルティングや研修を行っている。「絶対! 伝わる図解」(朝日新聞出版)、「朝活手帳」(ディスカヴァー21)など著書多数。
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