ハッキリ「No」と言えるかは、キャラではなく自信のあるなし
冒頭にお伝えした通り、私は「割り込み残業」にモヤモヤを抱え残業続きの日々を送ったことがあります。しかし、同じ部署の先輩はキッチリと定時退社しながらも、悪いイメージを持たれないのが不思議でした。他の人なら断れずにずるずる引き受けてしまうような割り込み案件も、彼女が断ると全然嫌な感じがしません。
最初私はキャラのせいかと思っていました。私とその先輩のキャラは違うからマネできないし、私が言うと「おまえが言うか」と言われてしまう……と思い込んでいたのですが、それでも参考にできることはあるはずだと、仕事ぶりを盗んでやろう! と、背中に目が付いているような集中力で観察してみました。
そこで分かったのは、キャラの違いではなく、自信のあるなしでした。自分の作業見積もり力、判断力にプロとしての自信があるから、相手に対しても臆せずにものを言えるようになるということです。
「今進めている仕事を止めてこの仕事を新たにやるとすると、次の状況が起きますけどそれでもいいですか?」
「次の状況が起きるとまずいので、いただいたご依頼のこの部分だけは早急に進めますね。他は明日でもいいですよね?」
といったように、新たに受けた依頼によって予定された業務がどう変化するか、その変化がよいものか悪いものか、悪いものであった場合最小限にするためにはどうしたらいいか、ということを、すぐに自信を持って断言できるから、悪印象を持たれることがないのです。
私は、「割り込み残業」を引き受けることにより何がどう変化するかについて確実に断言できないから、急な依頼に「……はい」と言うしかなく、モヤモヤしてしまっていたのでした。
私には断言できるほどの自信がないからまずいのだ、と分かってからというもの、自信を持って断言できるように業務工程を明らかにしていこう、と覚悟を決めました。
もちろんこの作業には即効性はなく、じわじわと効いてくるものではありますが、日々の積み重ねが実を結び、自信と発言力が備わるようになってきて、言われるがままに依頼を引き受けてずるずる残業するということはだんだんなくなりました。
「私はうまく断れない」というところだけにフォーカスすると、ついつい「交渉術」や「アサーティブコミュニケーション(相手を尊重した上で自分の意見をしっかり伝える技術)」を学びがちですが、実は本質的な仕事力、見積もり力を身に付けることが先です。しかも、これなら新しく本を読んだり学校に行ったりしなくても、すぐに今から始めることができます。実はこれが遠回りなようで、最も近道なのです。
割り込み仕事を振られたときのシミュレーションを続けよう
では、具体的にどこから始めればよいでしょうか。以前の記事・いつ「本気の自分」になるつもり? タスク管理で変わる でも書いたように、まずは自分が普段何にどれだけ時間をかけているか、キャパ越えした場合どこにしわ寄せがくるかなどの、自分の作業見積もりを立てるよう意識してみましょう。
その上で、「割り込み仕事」を依頼されたとき、次の3つの質問を自分にしてみましょう。自分に質問することで、どうやって相手に伝えるかのシミュレーションができるようになります。
1.これを受けることで、相手の仕事で不都合が生じることはあるか?
2.あるとしたらどの部分で、どのくらい作業の遅れが発生するか?
3.その作業の遅れを回避するために、自分ができる最善の方法は何か?
最初はとっさに思い浮かばなくてもかまいません。諦めずに続けていることで、自然に口をついて交渉ができるようになってきますよ。