中身が分かるラベルを貼ればファイリング作業は終了!
ファイルの中身を示したラベルを作るのも、ファイリング作業の一環。立てて収納したときに分かるよう、背表紙に貼るようにしましょう。一つの案件が複数のファイルにまたがる場合は、「ウーマン社○○プロジェクト・1」といった形で番号を振ると整然と並べられるので、戻すときにごちゃごちゃになりにくいですよ。
このとき、ラベルライターを使うと見栄えのよいラベルが作れます。また、案件ごとにテープを色分けするのも簡単にできますが、個人で持つファイルなら手書きでも十分。消せるタイプのペンで書けば、ファイルを繰り返し使えます。
中身にインデックスを付ければ内容は一目瞭然!
収納した書類も中身が分かるよう、インデックス(見出し)を付けましょう。フィルム素材のインデックスは手書きでき、付箋のように何度も貼り直せるのでオススメです。
◆書類に合わせて相性のよいファイルを選ぼう
◆よく手に取る書類なら、出し入れしやすいファイルを使う
◆ラベルとインデックスで使いやすさアップ!
やる子 「ファイリングはしていたけど、ファイルの種類までは考えてなかったな~。個別フォルダーなんて、何を入れればいいかもよく分からなかったし……。でも、実は結構使いやすいものなんですね」
すずまり姉さん 「そうそう。ちなみにファイリングするときは、入れる順番をルールにしておくのもオススメよ。最初は連絡先リスト、次に企画書、みたいな形ね」
やる子 「お~、それだとさらに見つけやすいですね! ますます効率アップしちゃいそう」
すずまり姉さん 「あら、やる子のやる気がみなぎってきたわね。最近は空回りすることも少なくなってきてるし、今年はずいぶん頑張ったんじゃない?」
やる子 「姉さんにそう言ってもらえると、めちゃめちゃうれしい……。来年もよろしくお願いします!」
すずまり姉さん 「こちらこそ、よろしこ。ちょっと早いけど、お互いに良い年を迎えましょ!」
そう言って、再び整頓作業に戻る二人でした。さて、皆さんもそろそろ、オフィスの大掃除に着手するころでは? そのときは、2週にわたってお伝えした年末大掃除編をぜひ参考にしてください。それでは来年も、乞うご期待!
文/石川由紀子 キャラクターイラスト/小迎裕美子 写真/PIXTA