来年の手帳に確実に生かせる「準備期達成リスト」

余裕がある時期にやりたいことを書く。それが準備期達成リスト

　業種によって違いはありますが、たいていの仕事には繁忙期と閑散期があるもの。私の場合、毎年4月が繁忙期で、日々、新入社員研修で登壇しています。逆に、登壇の機会が減るのは8月。これは、社員が長期休暇を取る時期、研修が行われることが減るからです。

まず必要なのは、繁忙期と閑散期を把握すること

　このように、1年を通した業務量のリズムを把握するのは大切なこと。なぜなら、閑散期は時間に余裕が生まれるため、日常業務の中にはないこともできるからです。ヒマができると、ついダラダラしてしまいがちですが、それでは貴重な時間をムダにするだけ。せっかく余裕ができたのだから、次の仕事の準備期として上手に活用しましょう。

　もし、忙しい時期とヒマな時期が思い出せない場合は、前年の手帳を見返すのが効果的です。空白が目立つ時期があれば、それがあなたにとっての閑散期。つまり、準備期。この他、残業申請書や給与明細の時間外手当を見返すのも、準備期を思い出す一つの方法です。

準備期にやりたいことをリスト化し、手帳にまとめよう

　準備期がつかめたら次にすべきは、やろうと思いつつ先送りにしてきた業務をまとめること。書類のファイリングやマニュアル作りの他、パソコンのファイルや受信トレイの整理など、時間がなくて日常的にできなかった作業です。共有フォルダやキャビネットなど、みんなが使うものの整理も行うと、周囲の人々にも喜んでもらえます。これらを一覧にまとめれば、準備期達成リストの出来上がり。あとは閑散期の箇所に適宜、書き留めることで、手帳の余白はすっかり埋まっているはずです。

　上記で挙げた作業は、いずれも急を要するものではありません。でも、片付けておけば後々の探す時間や調べる時間をグンと減らせるので、繁忙期の仕事も確実に効率アップできるはず。

準備期達成リストを取り入れれば、プライベートも充実！

　オンだけでなく、オフの時間にも準備期達成リストを取り入れたいもの。やりたいこと、始めたいことをリスト化しておけば、急きょ早く帰れることになったとしても、時間をムダなく使えます。例えば、スポーツクラブや英会話教室などの下見をする、手帳を買いに行く、スマホの機種交換など。行きたいお店を書き留めて、Myミシュランガイドを作ってみるのも楽しそうですね。