スキマ時間に何ができるのか?

 予定より早めに動いたときや、予定外の出来事があったときなどは、ちょっとしたスキマ時間ができますよね。人を待つ間の5分、会議の前の10分、あるいは次のアポまでの30分など、一つ一つは短くたって、ちりも積もれば山となるもの。上手に活用すれば、仕事の効率をアップさせることができるんです。

スキマ時間ができる前から、やれることを考えておく

 そのために必要なのは、スキマ時間に何ができるか、あらかじめ考えておくこと。5分なら手帳やTo Doリストを見直す、10分なら電話をかける、新規のアドレスを登録する、30分なら日報を書くなど、5分、10分、15分、30分といった単位で決めておきます。これをレストランのメニューのように整理し、「スキマ時間にやることリスト」として手帳やスマホに記録。そうやって常に持ち歩いていれば、いざ時間が余ったとき、素早く行動に移せます。

■スキマ時間作業リスト■

【5分】
スマホでメールチェック
手帳を見て予定を確認
ToDoリストの見直し
バッグの中身の整理整頓

【10分】
メール返信
電話をかける
経費の領収書の仕分け
プロジェクト単位のToDoリストを考える

【15分】
本を買う
共有スケジューラーに入力する
手帳に新規の予定を書き込む
新聞やビジネス誌を読む

【30分】
日報を書く
企画のアイデアを出す
企画書を修正する
資料をまとめる

活用メニューは状況に応じてカスタマイズ

 30分空いたからといって、30分用のメニューにこだわることはありません。10分のメニュー「メール返信」を3件分行う、スマホで予定を確認して(5分)、電話を1件かけて(10分)、スケジューラーに書き込む(15分)など、そのときの状況に応じて自由に組み合わせてもOKです。

 もちろん、ネットサーフィンが仕事の役に立つこともありますし、ぼーっと過ごしてリフレッシュするのも悪いことではありません。ただ、「効率よく仕事を済ませたい」「いつも時間をムダにしている気がする」なら、同じネットでも、仕事に役立つサイトをブックマークしておいて閲覧するなど、スキマ時間を仕事に有効に使うことをおススメします。