社員ができる仕事改善「やめる→減らす→変える」方法

業務改善の3原則！ 「やめる → 減らす → 変える」

　企業へ研修に行って業務上の問題点を尋ねた際、最もよく挙がるのが「会議が長い」で、次に多いのは「メールに時間がかかる」です。極論を言うと、やめることが改善方法なのですが、会議もメールもすべてやめるわけにはいきませんよね。

やめられないことは減らす。それも難しいなら変えるべし

　そこで実践したいのが、「やめる → 減らす → 変える」の順に考えること。この考え方を、私は「業務改善の3原則」と呼んでいます。今までお話ししてきた、ミスやムダをなくす方法のベースとなるものともいえるでしょう。

　具体的に言うと、例えば定例会議。日程だけが決まっていて、メンバーが集まってから議題を考えるような会議なら、やめてしまっても問題ありません。もし、やめるのが難しいなら、次に「減らす」ことを考えます。回数や所要時間の他、人数を減らすのもよいでしょう。参加する必要がない人もいますし、人数が少ないほうが話もまとまりやすいですから。

　その上で、3つ目のステップとなる「変える」ことを考えます。例えば、今までは結論が出るまで延々と会議をしていたなら、これからは次回までの宿題にしてみたり。また、タイムスケジュールを作り、それに沿って進める、あるいは一人当たりの持ち時間を決めるなど、やり方を変えることが時短につながります。

メールに関わる時間も、グンと短縮可能です！

　メールをする時間の短縮に「業務改善の三原則」を当てはめるなら、ムダなメールを送ることや社内メールの挨拶文をやめるのはいかがでしょうか。そして減らすのは、字数や添付ファイルの数、社内メールの敬語など。やり方を変えるなら、以前ご紹介した「T/O（タイトルオンリー）」を活用する方法もあります。

■タイトルオンリーのメールの作り方は → （「ミスなくメール作成が速くなる簡単ワザ 簡潔の極意」）