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終わらないメールラリー 賢くスッパリ切り上げる方法(3/4)

2017年9月5日

ムダに長い、お礼にお礼 丁寧にすべきポイントを間違えている

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エンドレスなメールラリーをスパッと切り上げる方法

 続いて、メールのやり取りは、いつ切り上げるべきかを考えてみましょう。メールラリーが続くと、自分から終わらせてよいのか迷いがち。特に目上の方やお客様が相手の場合は、「返信しないと失礼にあたるのでは?」と不安になることもあります。

 でも、新しい用件もなく「こちらこそありがとうございます」「今後ともよろしくお願いします」といったメールを重ねると、面倒に思われてしまう可能性もあるのです。

基本は1往復、多くても1往復半が理想

 相手に煩わしさを感じさせないためには、やり取りをスパッと切り上げるべき。基本的には、1往復で終わらせて構いません。もし、相手が目上の人やお客様なら、「お礼」や「受領」の返信をして1往復半にすると、安心感や好印象を与えることができます。

■基本は1往復
(往)   (複)
自分が送る 相手からの返信が届く
相手からメールが届く 自分が返信する

■目上の人やお客様とは1往復半
(往)   (複)   (半)
自分が送る 相手からの返信が届く 一言お礼を返す(1~2行でOK)

【一言お礼の文例】
・(早々と)ご返信くださいましてありがとうございます。
・お忙しい中、お手数をおかけいたしました。
・まずは受領のお礼を申し上げます。
・確かに拝受しましたので、一言お礼を申し上げます。

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Profile
鈴木真理子
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM 代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)としても活動。著書は8冊、累計15万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)。江戸っ子言葉でギャグ好きの姉御気質。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。
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