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終わらないメールラリー 賢くスッパリ切り上げる方法(2/4)

2017年9月5日

ムダに長い、お礼にお礼 丁寧にすべきポイントを間違えている

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ムダに長い、内容がない…。相手をうんざりさせる返信とは?

 丁寧さを心掛けるあまり、メールがどんどん長くなったり、返信メールに再び返信したり……。こうした傾向は比較的、女性に多いように感じます。でも、本人は丁寧なつもりでも、相手はしつこく感じたり、うんざりしたりする可能性があるので注意したいですね。

丁寧過ぎても、ぶっきらぼうでもダメ

 少し前だと、丁寧に時候の言葉を入れたメールを送る人もいました。でも、通常のメールならその必要はありませんよね。かといって、あまりにぶっきらぼうな返信では、相手にいい印象を与えることはできません。

 では、冗長にならず、かつ柔らかい印象を与えるのは、どのような文面でしょうか? 当然ながら、顔文字は言語道断。まさかと思うかもしれませんが、実は少ないながらもいるんです、顔文字を入れてくる人。でも、ビジネスメールに使うなら、せめて「!」程度にとどめておきたいですね。

「ありがとうございます」はマジックワード

 相手に冷たい印象を与えず、コンパクトな返信を心掛けるなら、一言お礼を添えるのがオススメです。例えば、頂いた書類に修正を加えて返信する場合、「赤字を入れました」で終えるのではなく、「ありがとうございます! 赤字を入れました」という文面にする。これだけで、柔らかな印象になりますよ。

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Profile
鈴木真理子
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM 代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)としても活動。著書は8冊、累計15万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)。江戸っ子言葉でギャグ好きの姉御気質。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。
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