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メールは18時以降送らない その仕事まだまだ減らせる(2/4)

2017年8月29日

残業して夜中にメールを送るのは迷惑?

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メールはいつでも即レス! 丁寧なように見えて実は…

 24時間、いつでも送れるメール。便利なものではありますが、受け手の都合を考えるなら、ビジネスアワー(執務時間、営業時間)に送るようにしましょう。

夜中のメールは「仕事が遅い人」の証!?

 多くの職場で早帰りが推奨されている今、深夜にメールを送るのは時代に逆行しているというもの。仕事が遅いと思われたり、ブラック企業のイメージを与えたりと、マイナス要素も多いのです。

メールソフトの配信日時指定を活用しよう

 それでもやっぱり、残業中にメールを書くこともあるでしょう。その場合に活用したいのが、メールソフトの配信日時指定。私の場合は、翌朝、相手が出勤する頃を見計らい、朝8時30分に届く設定にしています。

 この時間を選ぶ理由は、始業前で電話や会議が少なく、メール処理をする人が多いから。それよりも早い時間帯だと、スマホに転送させている人は通勤中に見ることになり、面倒に思われることもあるのでご注意を。

当日に処理すれば送り忘れもゼロに!

 「遅くなったから、明日送ろう」と思う人もいるかもしれません。でも、先送りにすると仕事が片付かないストレスが残るし、翌日の仕事を増やすことにもなります。たとえ下書き保存をしても、翌日、送信を忘れる可能性があるので、この方法で確実に処理するようにしましょう。

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Profile
鈴木真理子
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM 代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)としても活動。著書は8冊、累計15万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)。江戸っ子言葉でギャグ好きの姉御気質。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。
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