付箋一つで効率アップ! 実践的な使い方

 続いては実践編。書類にメッセージを添えるだけでなく、もう一歩踏み込んだ付箋の使い方をご紹介しましょう。

お願い事や指示を書いて渡す

 口頭でお願いをしても、メモを取ってくれない困った人がいます。その場合、たいてい忘れられてしまうわけですが、もう一度説明するのは時間のムダ。特に目上の人が相手だと催促しづらいし、「ちゃんとメモを取ってください」なんて言うのもはばかられますよね。

 でも、あなたがメモしたものを渡す分には、失礼に当たることもありません。それも付箋なら手帳やデスクなど、相手が好きな場所に貼れるので、忘れられるリスクも減らせます。

 実はコレ、同僚のランチ代や飲み代を立て替えたときなどにもオススメの作戦。金額とあなたの名前を付箋に書いて渡せば、口約束よりもお金が返ってきやすくなります。金銭の貸し借りは人間関係にヒビが入りがちですが、これなら角が立ちませんね。

これなら口約束よりお金が戻ってきやすい!
これなら口約束よりお金が戻ってきやすい!

振り返りを書き添えれば、次回はさらに効率アップ!

 「PDCAマネジメントサイクル」という言葉をご存じですか? これは、「Plan=計画」「Do=実行」「Check=振り返り」「Action=改善」を意味する言葉。一つ一つの業務に行うことでミスが減り、効率アップにつなげられます。

 この「振り返り」と「改善」に、一役買ってくれるのが付箋。業務の手順マニュアルやプレゼン原稿などに、振り返って気付いたことを書いて貼っておくのです。要は、未来の自分に向けた「一人引き継ぎメモ」。「次回はミスしないよう気を付けて」「もっとこうしたらうまくいくよ」などのアドバイスを書くことで、次回、同じ業務をするときの効率アップにつながります。

すずまり姉さんの「一人引き継ぎメモ」活用術

 私の場合は研修やセミナーが終わると、早速、一人引き継ぎメモ作り。「討議テーマ○○は盛り上がらず、次回は■■に変更する?」といった形で、具体的な内容を書いています。時には「△△のギャグは滑った」などと書くことも(笑)。

次回の課題を書いておくと、漏れなく丁寧な仕事につながるはず
次回の課題を書いておくと、漏れなく丁寧な仕事につながるはず

 そして次回、同じ仕事を頂いたときは、メモを真っ先に確認します。そうれば改善案をすぐに出せるし、次回のテキストも短時間で作成可能。毎回、この作業を繰り返すことで効率は上がり、仕事の完成度も高めていけます。

 なお、メモを貼る場所は、関係書類をとじるバインダーの裏表紙がオススメ。次回、同じ仕事が来たとき必ず見る場所なので、忘れずに反映できますよ。