社外の人へのお休み報告、いつ、どうやって伝えるべき？

　休暇中に取引先から携帯電話に着信、なんてことがあると、気になってしまうもの。だからこそ、休みを取る際の根回しは、社内だけでなく社外の人にもしておくことがオススメです。

　事前に知らせておけば、よほどのことがない限り、先方も連絡を控えてくれるもの。また、「休み直前の頼み事はやめておこう」「締切日を後ろ倒ししよう」といったうれしい配慮も期待できます。「急ぎの用件なのに、実は休みだった」なんて、ガッカリさせることもありません。

休みの報告は「ついで告知」で仕事を減らす

　では、休みの予定はどうやって知らせるべきか？ 休みのたびに、電話やメールで伝えるのは、相手の仕事の手を止めてしまうので避けたいところ。オススメは、メールの署名に入れておくことです。

　署名に「勝手ながら○月○日～○月○日は夏季休暇を取得いたします」と入れておけば、何かのついでに告知できて便利。

署名なら設定しておくだけで伝え忘れが防げます
署名なら設定しておくだけで伝え忘れが防げます

　業務メールをやり取りする中で一言、書き添える方法もありますが、署名なら一度、設定しておけばいいので手間がかからず、伝え忘れもなくせます。知らせるタイミングは、休む日の1カ月前くらいからがベスト。ギリギリにならないように気を付けましょう。