間違えるのは厳禁! 社名や宛名を正しく記載するには?

 お客さまや取引先へ送る社外メールでは、先方の社名やフルネーム、あるいは取り扱っている商品の情報などが必要な場合も多いもの。これを間違えると相手を不快にさせてしまうので、正しく書くことは最低限のマナーと心得ましょう。

 かくいう私も、実は同じようなミスをしたことがあります。このときは、相手の社名を聞いてよく似た社名の別会社と勘違いし、あろうことかその別会社の商品を絶賛してしまいました。例えるなら、「○○電気」と「○○電器」ほどの違いですが、先方は大いに気分を害すこととなり、猛省しました。もちろん、その仕事も失うことに……。

記憶を頼らず、正しい情報を確認する

 こうしたミスの大きな原因は、うろ覚えと思い込み。記憶を頼りに書き、その大本(おおもと)が間違っていたときに起こるのです。とはいえ、すべての固有名詞をきっちり暗記するわけにもいかないので、私のようなケースなら、いま一度、検索するなどで正しい情報を手に入れる必要があります。

宛名はコピペすれば間違いゼロ!

 先方の社名や宛名を間違えない方法としては、相手の書いたものをコピー&ペーストするのがオススメです。相手からのメールに記載された署名をコピーし、送信メールの冒頭にペースト。これだけで、やる子のようなミスを犯すことがなくなる上に、何度もチェックする手間まで省けます。

送る頻度が高い宛名は単語登録

 何度もやり取りする相手に送る場合は、単語登録を活用するのも一つの方法。例えば、「ウーマン株式会社 営業部 河合花子様」なら「@うー」などで登録します。登録の方法は「@+社名の2文字」など、自分でルールを決めて統一を。そして「単語登録リスト」を作り、その都度、更新していけば、誰をどう登録したのかが一目で分かります。