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ミスなくメール作成が速くなる簡単ワザ 簡潔の極意

2017年3月21日

社内の「お疲れ様です」は不要 タイトルだけ簡潔メールとは?

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後輩もできて、部署での立場は中堅どころ。にもかかわらず、仕事に時間がかかり過ぎる、なかなかミスが減らせない…。そんな悩める働き女子へ、ビジネスインストラクターの鈴木真理子さんがアドバイス! 30歳、やる気はあるが「ムラ・ムダ・ヌケ」だらけのやる子に、経験豊富なすずまり姉さんが愛をこめて指南するコラム。今回は、メール作成に時間がかかりすぎてしまうやる子の悩みを、すずまり姉さんがズバッと解決します!

(登場人物)

やる子(30歳)
 突然の人事異動により、すずまり姉さんの部署に籍を置くことになった働き女子。仕事に対しては真面目で、やる気も十分なのに、なぜかいつも空回り……。ミスやムダが多く、残業しているのは自分だけという状況もしばしば。

すずまり姉さん(40代)
 効率よくスマートに仕事をこなす、やる子憧れの先輩。過去に数多の過ちをやらかした経験から、ミス、ムダ、残業を忌み嫌っている。やる子をはじめとする後輩たちには、厳しさとあふれる愛をもって全力で指導中。

メール作成がエンドレス! なぜこんなに時間がかかる?

 柔らかな日差しが降り注ぐ、昼下がりのオフィス。ランチを終えて上機嫌のやる子は、早速、午後の業務をスタートさせます。

やる子 「そうだ、ウーマン社の川上さんに頼まれていた資料を送らなきゃ。えーと、“お世話になっております。△△社のやる子でございます…”と」

 メールに記載する文面を考えながら、キーボードを打つやる子。同じプロジェクトに携わる社内のスタッフにも、同じように連絡メールを作成していきますが…。

やる子 「あ、もうこんな時間。ミーティングの準備、しなくっちゃ。って、なんかこの状況、昨日もあったような…」

 そんな既視感を覚えたやる子の耳に入ってきたのは、カツカツカツ! のヒール音。そう、そろそろお馴染みとなった、すずまり姉さん登場のBGMです。

すずまり姉さん 「あら? やる子、なぜ頭を抱えているの?」

やる子 「うう、すずまり姉さん。何か今、時間泥棒に襲われたみたいで…」

すずまり姉さん 「ちょっと何を言っているのかわからないわ。あ~た、落ち着きなさい」

やる子 「メールが…いくら書いてもメール作成が終わらないんです」

 やる子の説明を聞き、ため息をつくすずまり姉さん。

すずまり姉さん 「だらだらメールチェックの次は、だらだらメール作成というわけね。…わかったわ、メール作成を短縮するコツ、伝授しようじゃないの」

やる子 「ありがとうございます! ミーティングの後、ぜひレクチャーしてください」

朝からずっとメール書いてる気がする… (C) PIXTA

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Profile
鈴木真理子
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM 代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)としても活動。著書は7冊、累計15万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)。江戸っ子言葉でギャグ好きの姉御気質。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。
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