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ミスなくメール作成が速くなる簡単ワザ 簡潔の極意(4/4)

2017年3月21日

社内の「お疲れ様です」は不要 タイトルだけ簡潔メールとは?

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すぐに改善すべき! 社内メールのおかしな慣習

 企業によっては、一風変わった社内メールのルールが横行しています。私が実際に目にしたのは「すべての行のおしりを揃える」というルール。文脈にかかわらず、単語をブツ切りにしてでも改行して合わせるなんてナンセンスですよね。また、「明日休みます」のメールをチーム50名全員に送る、という企業もありました。休もうが休むまいが関係ない人にまで送るので、夏休み前にはものすごい量のメールが飛び交うことに…。

 こういった明らかにムダなルールは、すぐにでもなくしてしまう必要があります。また、前ページでお伝えした社内メール作成のポイントも、企業によっては実践しにくいかもしれません。「上に言われたから従うしかない」と思うなら、あなたの後輩や部下たちも同じように感じているはず。板挟みの立場は厳しいものですが、ムダの連鎖はどこかで断ち切る必要があるのです。

 幸いにも働き方改善の風潮が高まっている今こそ、改革のチャンス! 角を立てないように気を付けながら、一つの提案として上司に持ちかけてみてはいかがでしょうか?

メール作成をスピーディーに行うポイント

◆メール作成の前に、必要項目をリストアップ
◆同じようなメールが多いなら、テンプレート化する
◆社内メールはわかりやすく、簡潔に
◆社内メールのおかしなルールには、改革の勇気を!

やる子 「メールは丁寧さを心掛けていたけど、今、思えばただのムダだったとは…」

すずまり姉さん 「メール相手にとっては、あなたこそ時間泥棒だったってことね。ま、これから気を付ければバッチグーよ」

やる子 「(バッチグーって…)はい、気を付けます。そして後輩のことも考えられる、すずまり姉さんを目標にがんばります!」

すずまり姉さん 「今のやる子じゃ、先は長そうね…。でも、ヤングたちのケアは大切なことだから、これからもビシビシ行くわよ!」

やる子 「ヤングって、姉さん…」

 炸裂する死語にヤラレながらも、メール作成のコツを学んだやる子。これでもう、メールは完璧! と思いきや、まだまだ先は長そうで…。次回、やる子が手に入れるスキルとは? そして、すずまり姉さんから飛び出すおやじギャグは? 乞うご期待!

文/石川由紀子 イラスト/小迎裕美子 写真/PIXTA

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鈴木真理子
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM 代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)としても活動。著書は7冊、累計15万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)。江戸っ子言葉でギャグ好きの姉御気質。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。
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