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ミスなくメール作成が速くなる簡単ワザ 簡潔の極意(3/4)

2017年3月21日

社内の「お疲れ様です」は不要 タイトルだけ簡潔メールとは?

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「より簡潔に」が鉄則! 社内メール作成のポイント

 社外へのメールと違って、社内メールは身内に送るもの。取引先やお客様と同じように丁寧に書いていると、やる子のように終わりが見えなくなってしまいます。基本的に「報連相」が目的なので、コンパクトにまとめることを心掛けて、自分や相手の時間を浪費しないようにしましょう。

宛名は「○○さん」のみでOK

 社内メールで宛名を書くとき、相手のフルネームや部署、役職まで入れる必要はありません。いつも呼んでいるように、「○○さん」だけで十分です。

 また、知らない間に相手が昇進していた、なんてケースもありがち。実際に「次長になった上司へ、課長と書いて送ってしまって注意された」という話を聞いたことがあります。彼はこの日以降、社員名簿を何度もチェックしてからメールを作成するようになったそうですが、これこそムダ! 最初から入れなければ、時間も労力も省けるのでオススメです。

「お疲れさまです」は不要

 冒頭になんとなく入れている「お疲れさまです」の一言。これも簡潔なメールを目指すなら、いっそ省いてしまって問題ないのでは? 忙しい人ともなれば、1日に何十通ものメールを受け取るので、不要な文章は負担になりかねません。相手を気遣う意味でも、用件が瞬時にわかるメールを心掛けましょう。短いメールなら気兼ねなく短文で返せるので、多忙な人からの返信率も上がるはず。

究極の簡潔メール「タイトルオンリー」

 気心が知れた相手と共有したいのが、「T/O(タイトルオンリー)」の暗号。これがタイトルの最後に入っていたら、本文を開く必要はないという意味で使います。「会議室変更 第2→3 T/O」「変更了解! T/O」といった形で素早くやり取りできるので、ぜひお試しください。

過剰な敬語は使うべからず

 時間をかけすぎないようにするなら、文体も使い分けたいところ。文体には「~する」のような常体、「~します」の敬体、「~いたします」の最敬体がありますが、社内なら敬体で問題ありません。上司や先輩に対しても「お願いいたします」「お願い申し上げます」ではなく、「お願いします」で十分です。

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Profile
鈴木真理子
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM 代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)としても活動。著書は7冊、累計15万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)。江戸っ子言葉でギャグ好きの姉御気質。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。
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