• BPnet
  • ビジネス
  • IT
  • テクノロジー
  • 医療
  • 建設・不動産
  • TRENDY
  • WOMAN
  • ショッピング
  • 転職
  • ナショジオ
  • 日経電子版

ミスなくメール作成が速くなる簡単ワザ 簡潔の極意(3/4)

2017年3月21日

社内の「お疲れ様です」は不要 タイトルだけ簡潔メールとは?

このエントリーをはてなブックマークに追加
Facebookでシェア

「より簡潔に」が鉄則! 社内メール作成のポイント

 社外へのメールと違って、社内メールは身内に送るもの。取引先やお客様と同じように丁寧に書いていると、やる子のように終わりが見えなくなってしまいます。基本的に「報連相」が目的なので、コンパクトにまとめることを心掛けて、自分や相手の時間を浪費しないようにしましょう。

宛名は「○○さん」のみでOK

 社内メールで宛名を書くとき、相手のフルネームや部署、役職まで入れる必要はありません。いつも呼んでいるように、「○○さん」だけで十分です。

 また、知らない間に相手が昇進していた、なんてケースもありがち。実際に「次長になった上司へ、課長と書いて送ってしまって注意された」という話を聞いたことがあります。彼はこの日以降、社員名簿を何度もチェックしてからメールを作成するようになったそうですが、これこそムダ! 最初から入れなければ、時間も労力も省けるのでオススメです。

「お疲れさまです」は不要

 冒頭になんとなく入れている「お疲れさまです」の一言。これも簡潔なメールを目指すなら、いっそ省いてしまって問題ないのでは? 忙しい人ともなれば、1日に何十通ものメールを受け取るので、不要な文章は負担になりかねません。相手を気遣う意味でも、用件が瞬時にわかるメールを心掛けましょう。短いメールなら気兼ねなく短文で返せるので、多忙な人からの返信率も上がるはず。

究極の簡潔メール「タイトルオンリー」

 気心が知れた相手と共有したいのが、「T/O(タイトルオンリー)」の暗号。これがタイトルの最後に入っていたら、本文を開く必要はないという意味で使います。「会議室変更 第2→3 T/O」「変更了解! T/O」といった形で素早くやり取りできるので、ぜひお試しください。

過剰な敬語は使うべからず

 時間をかけすぎないようにするなら、文体も使い分けたいところ。文体には「~する」のような常体、「~します」の敬体、「~いたします」の最敬体がありますが、社内なら敬体で問題ありません。上司や先輩に対しても「お願いいたします」「お願い申し上げます」ではなく、「お願いします」で十分です。


★日経ウーマンオンラインに関する簡単なアンケートにご協力ください

この記事をSNSにシェアする

このエントリーをはてなブックマークに追加
Facebookでシェア

Facebookコメント

※Facebookのコメント機能は、Facebookのソーシャルプラグイン機能を用いて実現してい ます。本機能、およびコメントの内容について、日経ウーマンオンラインは一切の責任を負い ません(日経ウーマンオンラインからのコメントを除く)。また、コメントを非表示にしたり、機能を停止することがあります。

Profile
鈴木真理子
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM 代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)としても活動。著書は8冊、累計15万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)。江戸っ子言葉でギャグ好きの姉御気質。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。
関連キーワードから記事を探す
お仕事術働き方就職・転職コミュニケーション術

Topics

CloseUp

WOL Selection

PAGE TOP

ログインしていません。

  • ログイン
  • 無料会員登録

Pickup

Focus

最新刊のご案内

  • 仕事を楽しむ 暮らしを楽しむ
    日経ウーマン 12月号

    特集:「部屋を片づけると勝手にお金が貯まる!7つの理由」大公開!年100万円貯めてる人の財布・冷蔵庫・クローゼット 特別付録:書くだけで貯め上手になる!マネー手帳 2018上半期

  • もっと健康に、もっと美しく
    日経ヘルス 12月号

    特集 ご飯OK!油OK!賢く食べて体脂肪オフ 「ラクにやせる 糖質・脂質 とり方の正解!」リバウント知らず、一生太らない!

  • 働くママ&パパに役立つウェブマガジン
    日経DUAL 11月号

    「日経DUAL」11月号は「地頭がいい子を育てる暮らし方」「DUAL独自調査!家事代行サービスランキング」2本の大型特集のほかに、【妊娠・復帰】【保育園】【小学低学年】【小学高学年】と、子どもの年齢を4つに分類し、それぞれの年齢で今知りたいノウハウをお届します。「中田敦彦 ユーチューバーの活躍に危機感があるから」「魔裟斗 最初は子どもなんて欲しくなかった」など注目の記事も満載です。

働く女性 必読の書

おすすめ本日経ウーマンの本日経ヘルス&プルミエの本

もっと見る

キャリア&スキル
就職・転職
働き方
副業
お仕事術
コミュニケーション術
資格・語学
マネー
PC・スマホ
教養・マナー
ウーマン・オブ・ザ・イヤー
ヘルス&ビューティ
ダイエット
カラダの悩み・病気
メンタルヘルス
健康レシピ・食材
メイクアップ
スキンケア
健康知識
ライフ
恋愛・結婚
人間関係の悩み
お買い物・節約術
整理・収納
ファッション
グルメ
エンタメ
旅行・お出かけ
暮らし方

日経BP社の書籍購入や雑誌の定期購読は、便利な日経BP書店で。オンラインで24時間承っています。

PC版 | モバイル版

日経ウーマンオンライン

広告をスキップ