まもなく新年度。今年も新人指導の担当になったけれど、どうやって新人の仕事を管理したらいいのか困っている。会社としての期日があるのに、新人は仕事のペースが遅くて、板挟みがツライ……。そんな先輩社員の方もいるのでは? 業務改善・オフィスコミュニケーション改善士の沢渡あまねさんに、新人とのコミュニケーション術を聞いている本特集。今回は、新人の仕事を「管理する」スキルを教えてもらいます。

第1回 先輩社員が告白 私たちが新入社員にモヤモヤする瞬間
第2回 新人のモチベーションを上げる「認める」スキル
第3回 新人のやる気をそがずにミスを指摘する二つの方法
第4回 新人が「期日を守れない」背景と対処法(この記事)
第5回 新入社員の正しい「叱り方」 叱るべき状況は2つだけ(3月16日公開)
第6回 「励ます」スキル ペップトークのすごい効果(3月20日公開)
第7回 「電話に出ない」「言われたことしかやらない」新人への声掛け(3月23日公開)
第8回 励ますつもりが逆効果? 「嫌味な先輩」と思われない秘訣(3月27日公開)

仕事が遅いのは仕方ない?

「仕事が遅い新人」「期日が守れない新人」の特徴
・「今すぐ取り掛かって」と言ってもなかなか着手しない。
・社内業務だから遅れてもいいと自己判断している。
・電話を取るのが遅い。進んで取ってほしいのに……。

「締め切り、過ぎてるよ!」 (C) PIXTA

新人が期日を守れない背景

 仕事の遅さや、期日が守れないという問題には、二つの理由が考えられます。

(1)仕事の重要度や優先度が見えていない
(2)計画をする癖がついていない

 (1)の「仕事の重要度や優先度」は、そもそも新入社員がすぐに把握できることではありません。上司や部内のメンバーとコミュニケーションを取りながら、徐々に覚えていくものです。きちんと対話をして、優先度や重要度を直接示して、考えさせる問いかけをするしかありません。

 もう一つの要因として、他の社員からの依頼と重なって、あなたの予想よりも仕事を抱えている可能性があります。その場合は、今抱えている仕事を書き出してもらうことが有効です。書き出したリストを見ながら、「この仕事を振られているなら、私の仕事は後回しでいいよ」「こっちの仕事を優先してもらうように、その先輩と話をしておくね」といったコミュニケーションができますね。そのやり取りもなしに、すべての仕事の判断を新人一人に負わせるのはかわいそうです。

 (2)の「計画をする癖がついていない」状態では、新人は与えられた仕事を瞬発力でこなせる、と考えてしまいます。この場合、仕事に慣れるまでは「計画を考えて持ってきて」としつこいくらい伝えたほうがいいですね。それによって、「仕事を与えられたら、計画を作ってタスクを分解する」という行動習慣を身に付けられるからです。