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「感じがいいメール」と思われる印象UPフレーズ集

2016年3月29日

その場に最適なフレーズを使いこなす人が、一目置かれる存在になれる

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日本ビジネスメール協会の平野友朗さんが、働く女性から寄せられたメールにまつわる悩みにお答えする短期集中連載。今よりさらに仕事をする上でスマートなメールの返信で「この人と仕事がしたい」と思ってもらうようなアドバイスをしていただきます。

今回のお悩み
働き女子が使ったら「なんかこの人、感じがいいな」と思われるような、「気が利いて、印象が上がるフレーズ」はありますか? どのようなことが要点になるでしょうか。

 メールが味気なくなってしまう。ストレートすぎる表現になっていないか心配。それを避けるためのテクニックをお伝えします。まず、すぐに使えるのがクッション言葉。文字通りストレートな表現を和らげるクッションのような役割を果たします。

ご確認よろしくお願いいたします。

 この表現でも十分です。通常のメールではよく使われるフレーズです。相手が忙しいので配慮したい。今回のスケジュールは多少無理があるのは分かっている。そのようなときこそクッション言葉の出番です。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認よろしくお願いいたします。

 こうすることによって、相手に対する配慮が伝わります。クッション言葉はこれだけではありません。一覧でご紹介しましょう。

お手数ですが
お手数をおかけいたしますが
お手数をおかけして申し訳ございませんが
恐れ入りますが
大変恐縮でございますが
ご都合がよろしければ

 ここで注意があります。このようなクッション言葉が連続で出てきたら、どう感じるでしょうか。人によっては恐縮しすぎて違和感がある。テンプレートではないか。リズムが悪くて読みにくい。そのように感じるかもしれません。

【悪い例】

大変お手数ではございますが、ご確認よろしくお願いいたします。
恐れ入りますが、3月31日(木)までのご返信をお待ちしております。

 これだと読みづらいですね。このようにクッション言葉を連続で使うのは避けましょう。

【良い例】(言い換え例)

大変お手数ではございますが、3月31日(木)までのご返信をお待ちしております。
それでは、ご確認よろしくお願いいたします。

 相手に対する配慮は他にもいろいろとできます。たとえば、体調に対する配慮。このあたりもメールの冒頭や最後に入れることができます。通常のメールに時候の挨拶は不要です。しかし、ときには天候や季節の話題を入れることが、メールに一味加えることになります。

寒暖差の激しい時期ですので、お風邪など引かれませんよう温かくしてお過ごしくださいね。

花粉症は大丈夫ですか。
今年は例年並みと聞いておりますが、マスク姿のチームメンバーが辛そうにしているので心配です。

 冒頭に入れてもいいですが、慣れないうちはメールの最後の締めにひと言アクセントを加えるくらいで十分でしょう。このような、ちょっと長い、本題とは関係ない情報がメールの冒頭にあるのを嫌がる人もいます。「前置きが長い!」、「本題は何だ!」と怒らせてしまっては本末転倒です。

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Profile
平野 友朗
平野 友朗(ひらの・ともあき)
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類(認知心理学専攻)卒業後、広告代理店勤務を経てアイ・コミュニケーション設立。ビジネスメールに関する取材を400回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げる。個人のメールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけている。日本全国でビジネスメールの公開セミナーを開催中。著書は『カリスマ講師に学ぶ!実践ビジネスメール教室』(日経BP社)、『誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方』(あさ出版)など合計23冊。
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