メールを受け取った連絡をしよう

　では、仕事ができる人ならどうするか。とても単純ですが依頼のメールを受け取ったときに「ご依頼ありがとうございます。それでは来週の月曜日に○○の資料をお送りいたします。今しばらくお待ちください」のような気の利いたメールを一本入れられるのです。このメールがあるかないかでは雲泥の差です。ライバルに一歩差をつけて、よい印象を与えたいなら「受け取りの連絡」だけでも送りましょう。

メールを後回しにしない

　嫌なメールだと思って後回しにした。でも、後で返事を書こうと思って読んでみたら案外すんなり書けてしまった。そんな経験はありませんか？ 未来の自分に期待してメールの返信を後回しにしても意味はありません。残念ですが、たった数日で劇的にメールのスキルが上がることはありません。

　メールの処理を後回しにすると、返事をしたのかしていないのかさえ分からなくなることもあります。確実に処理をするためにも、読んだらすぐに返事をする。この癖をつけてください。

　初めはちょっと辛いかもしれません。でも、気が付くとそれが習慣になって「○○さんって、いつも忙しそうだけどメールの返事が早くて助かる」、「○○さんのおかげで仕事がスムーズだよ」と声をかけてもらえるようになるでしょう。

文／平野友朗

この連載は……

日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗さんが、働く女性から寄せられたメールにまつわる悩みにお答えする連載です。今よりさらにスマートなメールの返信で「この人と仕事がしたい」と思ってもらうようなアドバイスをしていただきます。毎週火曜日、連続6回の短期集中講座として公開しています。
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次回のお悩みは……

気を遣ってくれているのは嬉しいけど、曖昧すぎる表現で、これは何が言いたいのか？と疑問に思う表現があります。例えば「確認でき次第」や「なるべく急ぎで」などと言った表現です。メールを受け取る相手を混乱させないように、しっかりと要点をまとめて確実に送るコツを教えてください。