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メールの返信を早くすれば印象アップ!

2016年3月15日

メールを受け取ったかを伝えるだけでも、相手はあなたを信頼します

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日本ビジネスメール協会の平野友朗さんが、働く女性から寄せられたメールにまつわる悩みにお答えする短期集中連載。今よりさらに仕事をする上でスマートなメールの返信で「この人と仕事がしたい」と思ってもらうようなアドバイスをしていただきます。

今回のお悩み
忙しくてメールの返信が遅くなったり、このメールには少し返信しにくいなってときに、相手を不愉快にさせない対処法はありますか? メールの返信は早く返せば問題ないと思うのですが、最低でもどのくらいで返せばセーフなのでしょうか?

 まず、結論からお伝えしましょう。メールの返事は24時間以内が目安です。土日が休業の会社の場合は、それも考慮して1営業日以内と考えてください。つまり、金曜日の12時に届いたメールは月曜日の12時までに返信をしたらいいのです。

 皆さん、忙しい仕事の合間を縫ってメールの返信をしています。そのため、メールの返信が遅れてしまうのはありがちな話です。ついつい返信を忘れてしまった。後で返信しようと思ったらできなかった。返信しようと思ったけど材料が足らなくて後回しにしてしまった。いろいろな理由があります。

 しかし、理由をつけて言い訳をしていると印象が悪くなるだけです。返事が遅くなればなるほど「仕事ができない人だな」、「返事が遅いなぁ。一体、何をやっているんだろう」というように評価が下がること間違いありません。

早い返信で仕事をスムーズに進める

 返信を遅くして評価が上がることはないのです。「この人と仕事がしたい!」と思ってもらえるのは仕事をスムーズに進められる人です。

 仕事でメールを使っている方の多くは、1日に1回以上、メールのチェックをしています。人によっては朝の1回、夜の1回だけで済ませているかもしれません。しかし、多くのコミュニケーションがメールでなされるようになり、メールの確認頻度も高まっています。

 1日に1回はメールを見ている。これは共通認識として考えてもいいでしょう。つまり、メールを送って1日以内に返事がなければ「見ているけれど後回しにしている」と解釈される可能性もあるのです。そう思われたら「仕事の遅い人」というレッテルを貼られるかもしれません。それを避けるためにも24時間以内の返信を守りましょう。

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Profile
平野 友朗
平野 友朗(ひらの・ともあき)
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類(認知心理学専攻)卒業後、広告代理店勤務を経てアイ・コミュニケーション設立。ビジネスメールに関する取材を400回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げる。個人のメールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけている。日本全国でビジネスメールの公開セミナーを開催中。著書は『カリスマ講師に学ぶ!実践ビジネスメール教室』(日経BP社)、『誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方』(あさ出版)など合計23冊。
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