今日やるべきことを書き出す

1. まずは、朝一番に今日やるべきことをリストアップ。15分以内の作業は「すぐできることリスト」としてまとめておくと、空いた時間に取りかかれる。15分以内にできる作業は「すぐできることリスト」として下にまとめて書こう。

すぐできることリストを書き出そう
すぐできることリストを書き出そう

2. このなかで「取りかかるのが大変」なものをピックアップしよう。1時間以上かかるものや、頭を使うものなど、「気が重い仕事」を後回しにしてしまいがち。そうならないよう、リストから負担が大きい仕事だけを抽出。

例えば……
・A社への提案書の作成
・稟議書の作成

3. 例えば提案書の作成も、資料を読む、提案事項を箇条書きにするなど15~30分単位の作業に分解すると、「これならできる」と思えて、手をつけやすくなる。

例えば……A社への提案書作成
・資料を読む:15分
・提案事項を箇条書き:15分
・提案書を作る:30分

手帳に書き込む

やるべきことリストのすべてを手帳に書く必要はない。今日やるべき重要な仕事だけを、時間軸のなかに落とし込んでいこう。

今日やるべき重要な仕事だけを、時間軸のなかに落とし込もう
今日やるべき重要な仕事だけを、時間軸のなかに落とし込もう

重要な仕事は集中できる時間帯に
今日やるべき重要な仕事は、最初にスケジュールに入れ、集中できる時間帯を確保。

所要時間も書いてダラダラ防止
時間が書かれていると、「15分で終わらせよう」と締め切り意識が生まれ、集中力が高まる。

作業が延びることも考えて時間を組む
念のため余白時間を取っておく。時間内に終われば、すぐできることリストの作業にあてて。

さらにサクサク実行するには

上司や関係者にメールで宣言
書類作成業務は、上司に「○時までに送ります」とメールして、締め切り時間を設定。緊張感が生まれ、無駄なく作業がはかどる。

朝イチの15分は「すぐできること」
朝、なかなか仕事のエンジンがかからないときは、すぐできることを短時間で集中的にこなして、弾みをつけるのも手。

空いた時間に、どんどん消化
5分、10分のすき間時間も、塵(ちり)も積もれば山となる。すぐできることをリスト化しておき、すき間時間に端から消化していこう。

終業前の5分

終業前の5分間、1日を振り返って気づいたことをメモ。自分の時間の使い方を客観的に把握できる。また、「この部分は上司に確認が必要」など、明日以降にやるべきこともチェックできる。

1日を振り返り、気づいたことをメモしよう
1日を振り返り、気づいたことをメモしよう

「振り返り」をするとこんないいことが

段取りの立て方を見直せる
「取引先の担当者を捕まえるには、朝イチの電話がいい」など、経験を次に生かせる。

自分のバイオリズムが分かる
1日の時間の流れのなかで、集中できる時間帯や、休憩が必要なタイミングなどが分かる。

効率化のポイントが見えてくる
「この作業は1日まとめて時間を取ったほうがいい」など、効率化のポイントが分かる。