幹事として最もこだわったポイントは

 送別会で、幹事として最もこだわったポイントを聞いてみました。「単なる飲み会」にならないよう、主役の仕事ぶりや関係者の思い出を振り返ることができるように心を配った幹事が多いようです。

楽しい飲み会だけにとどまらず思い出を振り返る場にしたいですね (C) PIXTA
楽しい飲み会だけにとどまらず思い出を振り返る場にしたいですね (C) PIXTA

連絡は迅速に

日程調整のために、早く連絡を回すこと。(39歳、看護師/薬剤師/医師など医療・介護関連)

主賓の関係者をゲストに、寄せ書きも

男性上司がお世話になった人や、会うと喜ぶだろうなぁと思った人を内緒でゲストとして呼びました。しんみりした送別会ではなく、「あのときは楽しかったねー」と思い出話に花が咲くようなにぎやかな送別会にしました。(30歳、IT・通信、広報)

入社から5年、大変お世話になったエンジニアの方の嘱託が終わり、有志の送別会を開きました。ご経歴紹介のために事前に本人からさまざまなエピソードを聞きましたが、そこには今も活躍する社員の名前や引退した社員の名前が。一緒に働いてきた人を大切にしており、よほど思い入れがあったのだと思います。そこで、その社員の方たちにこっそりインタビュー。当時の写真、関わった人からの裏話、お祝いのコメントをサプライズで準備。ご経歴を年次に沿ってパワーポイントでスライドにまとめました。主賓には「本当に懐かしい」と喜んでいただけました。最後はご家族からサプライズでお手紙を頂戴し、会場は大号泣。プレゼントも、主賓が設計を指揮した製品をかたどったケーキを特別に発注し、大変喜んでもらえました。特別な会にしようと思ったわけではなく、「とにかく喜んでもらいたい」という一心で頑張った結果、大変好評でした。幹事冥利に尽きるとはこのことだと実感しました。(29歳、製造業、営業)

主賓に喜ばれるお店選び

外国人の上司の送別会。日本の思い出として、お座敷で和食、カラオケ付きの会場を選びました。大変喜んでいただけました。(36歳、公務員、営業)

退職に当たっての送別会。この会社で過ごしてよかったと思えるような、華やかなホテル会場を押さえました。主役の胸に花のブローチを飾り、メッセージの準備や色紙作りも頑張りました。(29歳、IT・通信、営業)

本人の希望のお店で開催しました。でも、要予約の名物料理のことを知らず、食べられませんでした…。これ以降、お店のことは、名物までちゃんと調べるようにしました。また、できるだけ多くの人に参加してもらえるよう、メールできめ細かく日程調整をしました。(41歳、その他サービス、翻訳)

全員が満足できるバランスを重視する

こだわったのは、お店選びと料理の量です。私の部署はお酒を飲まない方も多い一方、お酒を飲む人は同じくらいご飯も食べるので、満足できる量を提供してくれるかが重要。さらに「他部署の人がいるとくつろげない」という上司の意向が強かったので個室を予約し、他の職員が来なさそうなお店を選びました。(27歳、医療福祉関連、営業事務)

送別者が参加者全員と交流できるように、移動しやすい席配置のお店を選び、貸し切りにしました。(34歳、教育、一般事務)

送別される方には会の参加費を求めないし、プレゼントも渡します。すると送別する側の社員の負担が結構大きくなるので、一人当たりの価格にこだわりました。また、みんなが一体感を持って参加し、話せるように、20人ほどが一つのテーブルに座れる店を探しました。結構大変な作業でした。(36歳、鉱業、広報)

失敗は怖くない

 興味深いのは、今回のアンケートでは送別会の幹事を務めて「失敗した」と感じている人は1人しかいなかったこと。ほとんどの人が「大成功」か「おおむね成功」と答えました。きちんと準備すればだいたいうまくいくようですね! ちなみに、「少し失敗」と感じた幹事は、飲み物の手配がうまくいかず、乾杯が滞ってしまったようです。事前にNGな飲み物や食べ物がないか、参加者に確認しておくと万全かも。

送別会の幹事で少し失敗。乾杯のときの飲み物の手配を打ち合わせていませんでした。とりあえずビールを頼んだら、飲めない人もいました。(年齢不明、看護師/薬剤師/医師など医療・介護関連)