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気まずいシーンのお役立ちテンプレート集(2/4)

2013年1月24日

謝罪、断りの例文&ポイントをチェック

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苦情を言う

相手のデメリットも示す

「苦情とは、相手に改善策を求める行為。“怒り” ではなく“交渉”のつもりで書いて」。これまでの経緯や相手のデメリットを説明し、求める改善策を明確に。最後は「ご検討お願いします」と相手に委ねると、返信しやすくなる

例)担当者の変更の申し入れ

いつも大変お世話になっております。
日経飲料企画部の日経花子です。

今日は、お伝えしにくいことですが、
お願いがございまして
メールを差し上げました。

「言いにくいのですが」「不本意ではありますが」など、仕方なく書いているという意味の一文を入れる

現在、御社の××様にご担当を
お願いしております。
以前のお仕事ぶりはとても熱心で、
満足しておりました。

しかし、ご存知の通り、
この数カ月ミスが多発しております。

先方に非がある場合でも一方的に責めず、これまでの経緯を説明する

このままでは、
業務時間やコストの面で、
御社にとっても
不利益になりかねません。

Point
今の状態が続いた場合の相手のデメリットを説明する

お手数ですが、ご担当者の変更を
ご検討いただけませんでしょうか。

御社からのサポートは、引き続き
お願いしたいと考えております。
ご検討のほど、
よろしくお願い申し上げます。

「検討してほしい」と相手に委ね、返信しやすい状況をつくる

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