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7日間を最大活用する予定管理のコツ

2012年1月25日

思い通りの1週間が過ごせるようになる、スケジュール管理法

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 思い通りの1週間が過ごせないのは、あなたのスケジュール管理のやり方に原因があるのかも!?

 コツを押さえて、いつもの方法を見直すきっかけにしてみて。

完璧主義はNG。"遊び" を大切に予定を立てる

 「やりたいことを実現するのも、なりたい自分になるのも、実際にできるかどうかはその人のスケジュール管理の方法次第ですね」と話すのは、時間活用術に詳しい臼井由妃さんだ。

 「資格を取りたい」「人脈を広げたい」「○日までに○○を納品する」などの目標が定まったら、直近の1週間をどう過ごすか、具体的な行動として考え、スケジュールを組んでいく。

 実は、「真面目な人、完璧主義な人ほどスケジュール管理が苦手」(臼井さん)だという。

 大切なのは、スケジュールに"遊び"を持たせること。スケジュールの組み方に完璧さを求めないこと。「どんなに目標をしっかり持ち、やらなければいけないこと、やりたいことをリストアップしても、突発的な仕事や用事はどうしても出てくるもの」(経営コンサルタントの中島孝志さん)だからだ。

 スケジュール通りにいかないのが当たり前。8割こなせればよしとしよう。スケジュールを立てることも重用だけれど、より重要なのは、なぜこなせなかったのかを振り返って考え、次週以降に生かすこと。
「そのためにも、自分の中で特定の曜日を決めて、その曜日には過ごしてきた1週間を振り返り、次の1週間の予定ややりたいことについて考える時間を持ちたいですね」(臼井さん)

 このほかのスケジュール管理のコツも以下に挙げてみた。明日からの1週間を過ごす参考にしてみては?

コツを押さえて毎日をもっと快適に

コツ1 ONもOFFも…予定は一つにまとめる

 仕事とプライベートの予定を別々の手帳やスケジューラーで管理している人がいるけれど、一つに集約したほうがずっと効率がいい。二つ以上のツールで管理し始めると、どちらかをあまり見ないということが考えられるし、スケジュールを一つに集約するとすき間時間が見つかりやすくなる。

コツ2 優先順位の付け方は3段階で考える

 自分が抱えているやらなければいけないことを前日夜に書き出しておき、「(1)相手があって締め切りや時間が固定されている案件。急ぎの用件(2)急ぎではないもの。自分ひとりでできるもの(3)すき間時間にできるものに分けて、色分けなどし、(1)から優先的に取り組むとスムーズに進みますよ」(臼井さん)

コツ3 5~15分まですき間時間リストを作成

 「すき間時間を有効活用できるかどうかが、時間リッチと時間貧乏の差になる」(臼井さん)。5分あればメールチェックや電話のフォロー、10分あればお礼状書き…など、5分、10分、15分、3パターン程度の時間単位で、手が空いたらできることをリスト化しておくと、すき間時間をムダにしない。

コツ4 色分けやシールで予定をビジュアル化

 コツ2の優先順位の高い(1)の予定は赤のペン、優先順位の低い(2)の予定は青のペンで手帳に色分けして書き込むと、やるべきことの優先順位が一目瞭然。「ONとOFFの予定に合わせて好きなシールなどを張ると、見た目が華やかになり気持ちもアガります」(臼井さん)

コツ5 予定をきっちり詰めすぎない

 どんなにきっちり予定を立てたとしても、突発的な仕事や頼まれ事、用事はどうしても出てきてしまうもの。だからこそ、スケジューリングには「“遊び”の部分が必要」(中島さん)だ。特に慌ただしくなりがちな週始めの月曜や週最後の金曜は余裕を持ったスケジュールにしておいたほうがいい。

コツ6 8割こなせればOK できなかった理由を考える

 スケジュールを立てるのは大切なことだけれど、1週間の間にこなせなかったことがあったとしても自分を責めないで。「予定の8割くらいできれば十分です。大切なのは、残りの2割をなぜできなかったのかを考え、次週以降のスケジュールを考える際に役立てることです」(臼井さん)

コツ7  “夜アポ”の回数は あらかじめ決めておく

 プライベートの食事会や飲み会、勉強会などの予定が入る終業後の“夜アポ”。あれもこれもと予定を詰め込むと、気づけば1週間毎晩、出歩くことになりかねない。できれば、夜アポの回数は「週○日まで」などとMyルールを決めておき、自宅でゆっくりくつろぐ時間も持って1週間を乗り切りたい。

コツ8 自分ひとりの作業時間も書き込む

 予定を立てるときに、誰かと会ったりどこかへ行ったりするアポだけではなく、「企画書を作成する」「領収書の精算をする」「お礼状を書く」など自分ひとりでする作業も、手帳の中に時間をキープして書き込んだほうがいい。自分がやらなければならないことの全体像がより把握しやすくなる。

コツ9 今週を振り返り次週について考える

 「月~水曜でやるべきことを終わらせ、木曜は進行状況や問題点のチェック、問題があれば、何が原因なのかを確認。金曜は翌週に備え アポの確認や資料準備をします」と臼井さん。週に1日は自分の中で、1週間を振り返り反省し、翌週の仕事ややりたい事柄をチェックして備える日にしたい。

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