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すぐに使えるビジネス文例集(1)

2010年1月21日

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目的に合わせて書き方のパターンを知ろう

 ビジネスに直結する取引文書から、お礼状などの儀礼的なものまで、社外文書だけでもその内容は実に様々。「まずは依頼状とお詫び状の書き方からマスターしましょう。仕事上、最も“効果”が期待できるビジネス文書です」と経営コンサルタントの國分浩太郎さんは言う。また女性らしい気配りに適したお礼状も、特に手書きにすると有効だ。そこで頭を悩ませてしまうのが敬語の使い方。「敬語の本を一冊読んでも、まず頭に入りません。ビジネス文書は お手本ありき 。自分の感性に合うビジネス文書の本を一冊手元に置いて、用途別にページを開いてどんどん真似ていくといいでしょう」と話すのは、ビジネスマナー講師の渡辺由佳さん。ここでは通常の仕事の場面で頻繁に使われるものを挙げてみた。書き方のポイントを早速チェックしてみよう。

文例などは『サクサク書けるビジネスメール入門』(渡辺由佳著、かんき出版)、『[ビジネス文書]書き方使い方必須マニュアル』(國分浩太郎著、大和出版)、『役立つ・身につくビジネス文章力』(福島哲史著、ぱる出版)、『これでカンペキ!誰でも書けるビジネス文書』(中川路亜紀著、ダイヤモンド社)を参考に編集部が作成

どんなささいなお願い事でも相手の手間を煩わせるため、できるだけ相手を立てる姿勢で言葉を選ぶことが大切。また丁寧な言い回しで表現も柔らかくすると受け入れてもらいやすい


書き方のコツ
何の用件かがすぐに分かる要約した一文をまず明記する。日程変更は大きな負担。早急に連絡し、丁寧に詫びる。また直前の変更は電話で直接伝える
依頼する際に使いたいお決まりフレーズ。その他「誠に勝手ではございますが」
変更の理由は、あまり細かい事情までは伝えないほうがよい。具体的に書きづらい場合は「はずせない用事」「急ぎの用件」で対応する

ココロをつかむヒント!
オブラートに包んだ丁寧な言い方にしよう
選ぶ権限は相手に与えて、きちんと立てる

書き方のコツ
親しくない相手のお願いや、面倒な依頼を嬉々として引き受ける人はいない。用件だけを並べず、まずは「手間を煩わせて申し訳ない」と気持ちを伝える一文を入れよう
担当者と参加者をはっきりさせる
この場合、後日伺ったときに詳細を打ち合わせるケースだが、書面で返答まで求める場合は、1.日時 2.場所 3.講演時間 4.謝礼の有無とその額 5.担当者を明記する

ココロをつかむヒント!
これまでの相手の仕事の功績をたたえる
お願いしたい理由を褒め言葉に変換!

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