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仕事が早くなるエクセル術

ぜひ覚えたい、関数不要の集計方法

2013年6月3日

【最終回】集計機能とピボットテーブルをマスター!

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 「1カ月で脱・初心者!」を目指したこの連載、今回が最終回です。今回は数値データの集計作業を見ていきましょう。集計と言えば、まず関数を思い浮かべる人が多いかもしれません。関数の守備範囲は広く、たいていの操作が実現できるからです。

 でも、ちょっと待って。その目的を実現するのに、本当に関数が適役なのでしょうか。

 関数が重用される一方で、意外と見過ごされがちなのが、「集計」機能と「ピボットテーブル」。どちらも簡単な操作で見事な集計ができる、エクセルのピカイチ機能なのです。

ワンタッチで小計を計算! 平均値や個数の算出もできる

 売上表などで単純に小計や合計を求めるときは、集計機能を第一の選択肢としてください。何しろ、ワンタッチで簡単。小計(集計)と合計(総計)の欄を作り、その計算結果を表示してくれるのです(図1)。

「集計」ボタンで小計を一発算出
図1 小計と合計を求めるとき、行を挿入してそれぞれの入力欄を作り、SUM関数で計算していないだろうか(上図)。「集計」機能なら関数は一切不要だ。ワンタッチで小計と合計を計算して体裁も整えられる(下図)。

 集計機能を使う場合は、集計の基準となる項目(ここでは「地域」)の列を設けておき、まずそれでデータを並べ替えておきます(図2)。

 そして、ここから集計機能の出番。メニューから集計機能を呼び出し、設定画面で「グループの基準」(ここでは「地域」)と「集計の方法」(ここでは「合計」)、「集計するフィールド」(ここでは「売上高」)を指定して「OK」を押すだけで、作業は完了となります(図3)。

 合計のほかに、平均や個数、最大値、最小値などの集計もできます(図4)。

データを並べ替えてから集計
図2 「地域」の列を設けて、まずは地域でデータを並べ替える。「地域」欄のセルをどれかクリックして(1)、ツールバーにある「昇順で並べ替え」または「降順で並べ替え」ボタンをクリック(2)。
図3 表内のセルを選択して「データ」→「集計」(1、2)。「グループの基準」を「地域」、「集計の方法」を「合計」にして、「売上高」をチェック(3~5)。「OK 」を押すと図1下のようになる[注]。

[注]
「集計の設定」画面で「すべて削除」をクリックすると、表が元の状態に戻る

合計だけでなく平均や最大値も
図4 図3下で「集計の方法」として「平均」を選ぶ。すると合計ではなく平均を算出できる。同様にデータの個数や最大値、最小値も求められる。
エクセル2007/2010の場合
2007以降では「ホーム」タブの「並べ替えとフィルタ」ボタンでデータを並べ替え、「データ」タブの「小計」ボタンで集計する。設定画面は図3と同じ

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