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仕事が早くなるエクセル術

ただの表がデータベースに変身!

2013年5月30日

必要なデータはオートフィルタで抽出

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 エクセルが表計算ソフトとしての真価を発揮するのが、集計やデータ処理です。大量のデータをいとも簡単に集計したり、高度な分析結果を示したりできます。

 ところがエクセルの初心者は、残念ながらその特徴を生かし切れていません。せっかくおあつらえ向きの機能があるのに、わざわざ別の方法を選ぶことが多いようです。適材適所の機能をしっかりと選びましょう。

 まずは会員名簿を例に、文字データの処理方法を見てみましょう。「ゴールド」「シルバー」などの会員種別がある名簿を作るとき、会員種別ごとに名簿ファイルを分けたりしていませんか。

 名簿は、「ゴールド」「シルバー」などに分けずに1つにまとめるのが基本。そして、目的に応じて、必要なデータに切り替えて表示すればよいのです(図1)。

オートフィルタで必要なデータを抽出
図1 会員名簿を作るとき、会員種別ごとにファイルを分けると、取り扱いがとても面倒(上図)。名簿ファイルを1つだけ作成し、その時々で必要なデータを抽出するのがスマートなやり方(下図)。

「▼」ボタンで表示するデータを切り替え

 こんなときに利用するのが「オートフィルタ」という機能です。この機能を使うと、データの抽出が簡単にできます。表にオートフィルタを設定すると、項目名の隣に「▼」ボタンが表示されます。データを絞り込むときは、「▼」ボタンからメニューを開き、表示したい項目を選びましょう(図2~図5)。

種別ごとにデータを絞り込む
図2 表中のセルを選択し(1)、「データ」メニューから「フィルタ」→「オートフィルタ」を選ぶ(2)。
図3 項目名の右に「▼」ボタンが表示される(1)。クリックすると、その列に入力してあるデータが一覧表示されるので、絞り込みたいものを選ぶ(2)。
図4 図3で選んだデータを持つ行だけが表示され、ほかの行はすべて隠される。ここでは「種別」欄が「ゴールド」の会員だけが表示された。この状態で表全体を選択して「編集」→「コピー」すると、表示されている部分だけをコピーできる[注1]。

[注1]
すべてのデータを表示するには、オートフィルタの「▼」メニューで「すべて」を選ぶ。オートフィルタ自体を解除するには、もう一度「データ」メニューから「フィルタ」→「オートフィルタ」を選ぶ

エクセル2007/2010
複数の条件を満たすデータも表示できる
図5 エクセル2007以降では「データ」タブの「フィルタ」ボタンを押すとオートフィルタが設定される。「▼」メニューの内容は表示したい項目にチェックを付けて絞り込む方式なので、複数の条件を満たすデータも簡単に表示できる[注2]。

[注2]
エクセル2003以前で複数の条件を指定したいときは「▼」メニューで「オプション」を選ぶ

この記事は「日経PC21」の内容を抜粋、再編成したものです。また、ここで紹介した情報は2012年7月時点のものです。掲載内容が最新の状況と異なる可能性があります。ご了承ください。

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