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仕事が早くなるエクセル術

美文書作りには「方眼紙」シートを使う

2013年5月24日

マス目の画面なら複雑なレイアウトも自由自在

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 今回は、報告書や企画書などのビジネス文書をエクセルで作成する場合の“無敵のワザ”を紹介します。こういった文書の特徴は枠線で囲まれた表組みが多く(図1)、通常エクセルではレイアウトが難しいのですが、このワザを利用するだけで格段に作りやすくなります。

 こうした文書を作成するときに困るのが、体裁の違う表の組み合わせ。1つ目の表に合わせてセル幅を調整すると、2つ目の表を思い通りの体裁にするのが難しくなります。エクセルでは列の幅を行ごとに変えられないので、セル幅の異なる入力欄を上下に並べて配置できないためです。

方眼紙状ならどんなレイアウトもOK
図1 入り組んだ表組み文書を作成する場合は、シート全体を小さいマス目の“方眼紙” にして作業するのが手っ取り早い。必要な数だけセルを結合すれば、思い通りの入力欄を作成できる。

 こんなときに活躍するのが、シートを“方眼紙”にするワザ。シート全体の列の幅と行の高さを同じにして、正方形のマス目にします(図2~図4)。

 そして、複数のマス目を選んで「結合」すれば、思い通りの入力欄が出来上がります(図5)。それを並べていけば、どんな複雑な表でも自在に作れるようになります。

セル幅「1.63」で方眼紙に
図2 シートを方眼紙状にする。まずシートの左上隅をクリックしてシート全体を選択(1)。「A」や「B」などのアルファベットが入っている列番号を右クリックして(2)、「列の幅」を選ぶ(3)
図3 開く画面で「1.63」と半角で入力し、「OK」ボタンを押す。行の高さと同じ幅にして、正方形にするのだ。
図4 すると、列の幅が行の高さと同じになり、セルが正方形のマス目状になる。これで方眼紙の出来上がりだ。
結合はボタンを押すだけ
図5 結合したいセルをドラッグして選択し(1)、「セルを結合して中央揃え」ボタンをクリックする(2)。するとセルが結合される。

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