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仕事が早くなるエクセル術

エクセルでマウスの往復を半減させるには?

2013年5月17日

ツールバーをフル活用して効率アップ!

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 エクセルで表を作ったら、項目名や重要データのセルを目立たせたいときがあります。それには、「書式設定」ツールバーのボタンで、文字の色やサイズ、背景色などを変更しましょう。表が細かいと何度もクリックしなくてはならず面倒ですが、クリック数を最小限にする方法があります。

 例えば、離れた場所のセルに同じ色を塗るとき。対象のセルとツールバーの「塗りつぶしの色」ボタンの間を何度もマウスで往復していませんか(図1)。それは非効率です。

 そんなときは、先に「Ctrl」キーを押しながら複数のセルを同時選択してから、最後に色のボタンを押したほうが速いです(図2)。また、何度も色を変える場合は、「色メニュー」をツールバーから切り離すと楽です(図3)。

何回クリックすれば終わるのか……
図1 セルの背景に色を塗りたいとき、通常は塗りつぶしたいセルをクリックしてから、「塗りつぶしの色」ボタンを押す。しかし、セルが離れていると、何度もマウスをクリックしなければならず、とても面倒だ。
塗るセルを先にすべて選択
図2 こんなときは、「Ctrl」キーを押しながらセルをクリックして、複数のセルを選択状態にする(1~3)。この状態でツールバーの「塗りつぶしの色」ボタンを押すと(4、5)、まとめて色を塗れる。
ツールバーの“色メニュー”を切り離す
図3 「塗りつぶしの色」ボタン右の「▼」をクリックしてから、開いた色メニューの上端をシート内にドラッグする。すると、ずっと色メニューを開いたままにできる。ただし2007以降では切り離せない。

「書式のみコピー」で繰り返しの設定を省く

 書式のコピーも積極的に活用しましょう。例えば、大きな表では値を読みやすくするために1行おきに色を塗ることがあります(図4)。何十行もある表で、1行ずつ色を付けていたのでは日が暮れてしまいます。

 こんなときは、最初に1行だけ色を塗り、塗っていない行と合わせた2行を選択。その2行の書式だけをコピーします(図5)。それには、マウスの右ボタンで「オートフィル」を実行します(図6)。ボタンから手を離したときにメニューが表示されるので、「書式のみコピー」を選びます(図7)。

1行おきに色を塗れる?
図4 横長の表では、1行おきにセルの背景色が変わっていると見やすい。しかし、1行ずつ選択して塗っていたのでは、いつまでたっても終わらない。
2行を「書式のみコピー」する
図5 まず、2行目だけを選択して色を塗る(1)。そして、色を塗った行と塗っていない行の計2行をまとめて選択する(2)。
図6 この状態でセルの右下隅を、マウスの右ボタンで下方向にドラッグする(1)。表の下端でボタンを離すとメニューが表示されるので、「書式のみコピー(フィル)」を選ぶ(2)。
図7 書式だけをコピーしたところ。なお、オートフィルをマウスの左ボタンで実行した後、現れるスマートタグ(オートフィルオプション)で「書式のみコピー」を選んでもよい。

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