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仕事が早くなるエクセル術

大きい表で右往左往しないテクニック

2013年5月13日

ウインドウ分割で表示してテキパキ操作!

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 エクセルでは、ウン百行×ウン十列といった巨大な表を扱うことがしばしばあります。1000人分の顧客リストしかり、巨大なアンケート調査結果しかり……(図1)。いちいちスクロールしていてはたまったものではありません。

いちいちスクロールじゃたまりません
図1 画面をスクロールしないと見渡せないほど巨大なシート。「5行目と100行目を同時に見比べる」「ある期間のデータをすべて選択する」といった操作を楽々とこなすテクニックを身に付けよう。

 肝心なのは、その手の表は普段扱う報告書のたぐいとは別世界という心構え。画面のスクロールにしろセル範囲選択にしろ、巨大な表を扱う際はそれなりの常道テクニックがあります。大きな表を効率良く扱うテクニックをマスターしましょう。

「ウインドウ分割」を活用! 範囲選択は「Shift」で

 巨大な表で必ず習得しておきたいのはウインドウ分割の機能です。

 エクセルではシート画面を4分割して、それぞれの分割画面を個別にスクロールできます(図2)。これなら、離れた場所を同時に見比べるのも簡単です。巨大な表のスクロールで四苦八苦した経験がある人なら、そのメリットを確実に実感できるはず。

 ウインドウを分割する位置は、分割枠をドラッグして変更できます。分割状態はシートごとに保存されます。分割枠をダブルクリックすると、分割を解除できます。

画面を上下左右に4分割してスクロール
図2 巨大な表を扱うときはウインドウの分割機能を使うのが常道だ。垂直スクロールバーの上端、水平スクロールバーの右端にある棒をドラッグすると画面が分割される。4画面それぞれを独立してスクロールできるので、離れた場所を同時に見渡せる。分割を解除するときは分割枠をダブルクリックする。

 ウインドウ分割では、一緒にぜひ覚えておきたいセル範囲の選択方法があります。選択したいセル範囲の左上をクリックし、「Shift」キーを押しながら右下をクリックするというワザです(図3)。

 これは通常画面でも使えますが、ウインドウ分割では特に威力が増します。分割画面で巨大なセル範囲をドラッグして選択しようとすると、その画面内でずるずるとスクロールしてしまうからです。図3の方法ならスクロールせずスマートに選択できます。

図3 同時に習得したいのがこの範囲選択ワザ。セル範囲の左上をクリックしてから(1)、右下を「Shift」キーを押しながらクリック(2)。このワザは分割枠をまたいでも有効だ。

 巨大な表ではジャンプ機能も積極的に活用しましょう。セルの外枠四辺をダブルクリックすると、表の端へ移動します(図4)。普段あまり恩恵を感じない機能だが(むしろ迷惑に感じることもあるはず)、巨大な表では結構重宝します。

 「Shift」を押しながら同じ操作をするとジャンプではなく選択となります(図5)。同様の操作はキーボードでも可能です(図6)。

ダブルクリックで表の端へ一発ジャンプ
図4 セルの外枠四辺をダブルクリックすると、表(データが連続する範囲)の端へ移動する。右辺なら右端、左辺なら左端、上下の辺なら上下の端だ。
「Shift」+ジャンプだと範囲選択になる
図5 外枠四辺のダブルクリックでジャンプする際、「Shift」キーを押していると、元のセルからジャンプ先までを範囲選択できる。これも結構便利。
一発ジャンプはキー操作でもできる
図6 一発ジャンプはキーボード操作でも可能だ。「Shift」キー併用で選択もできる。

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