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仕事が早くなるエクセル術

「関数は手入力しない」でラクする

2013年5月10日

数式パレットを活用する

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 計算には欠かせない関数式(図1)。キーボードから全部の文字を入力していませんか?

 実はラクに入力する基本ワザがあるのです。数式パレットを使う方法です。数式パレットを使えば、数式がうろ覚えでも一覧から検索して入力できます。

全部、手入力していませんか?
図1 C列にRANK関数を入力して、点数を基に順位付けした。図のような関数式をラクに入力するワザを覚えよう。

数式パレットからキーワードで関数を探す

 うろ覚えの関数を探すには、空白セルを選択して数式バーの「fx」ボタンを押して、「関数の挿入」画面を開きます(図2)。ここで具体的な関数名や「順位」といったキーワードで関数を検索できます。

 「OK」ボタンで関数を挿入すると数式パレットが開きます。これは引数(ひきすう)の入力を支援する画面です(図3~図5)。引数ごとに入力欄が現れるので、長い関数式を普通に入力するより断然ラクです。

数式パレットを使えば断然ラク
図2 C2セルを選択して数式バーの「fx」をクリック(1、2)。「関数の検索」欄に「順位」と入力して「検索開始」を押す(3、4)。見つかった「RANK」を選んで「OK」(5、6)。
図3 B2セルをクリックすると(1)、「数値」欄に「B2」とセル参照記号が入る。次にその下の欄をクリックしてシート上のB2~B6セルをドラッグする(2、3)。
図4 「範囲」(2007以降は「参照」)欄に「B2:B6」とセル参照記号が入ったら、「F4」キーを押す。セル参照記号が「$B$2:$B$6」と絶対参照に変わったら、「OK」を押す。
入力済みデータはメニューから選べる
図5 C2セルにRANK関数を入力できた。あとは同セルを選択してその右下隅を下へドラッグし、数式をコピーすればよい。

 セルの参照番号は、シート上をクリック/ドラッグして入力することも可能です。絶対参照を指定する「$」記号の有無は「F4」キーで切り替えられます(図6)。

「F4」キーで参照方法を切り替える
図6 図4では「F4」キーを押すたびに、図のように$記号の付き方が変化する。

この記事は「日経PC21」の内容を抜粋、再編成したものです。また、ここで紹介した情報は2012年7月時点のものです。掲載内容が最新の状況と異なる可能性があります。ご了承ください。

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