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仕事が早くなるエクセル術

知らないと損する入力の省エネワザ

2013年5月8日

連続入力や一括入力を覚えよう

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 ごくありふれた一覧表、例えば図1のような当番表を作る際、連続した日付や何度も登場する名前をいかにてきぱきと入力するかで、作業時間は大きく変わってきます。様々な入力テクニックをここで覚えましょう。

連続データや繰り返しデータはさばき方がある
図1 連続する日付や番号はオートフィルという特殊なコピーで入力するのがエクセルの常道。入力済みデータの繰り返し入力や、同じデータの一括入力でもいろいろとコツがある。知らないと損をする!

連続データはドラッグで一発入力

 まずは連続した日付の入力からマスターしましょう。エクセルでは最初の1日分だけを入力してセルの右下をドラッグすると、連続した日付が自動入力されます(図2、図3)。これは「オートフィル」と呼ばれる機能です。

 また、この操作では、連続した日付だけでなく連続した数値を入力する際にも使えます。

 ポイントは、ドラッグ直後に表示されるスマートタグです(図4)。このスマートタグのメニューで入力方法を選択できるのです。同一データ(単純なコピー)や連続データのほか、1週おきの日付なども選べます。

連続データの入力はオートフィルが簡単
図2 「6/1」と入力すると日付データの「6月1日」が入る。選択してその右下隅を下方向へドラッグする。
図3 オートフィル機能が働いて連続する日付データが入力される。
図4 直後に現れるスマートタグをクリックするとメニューが開き、別のオートフィル方法を選べる。例えば「連続データ(月単位)」を選ぶと1カ月おきの日付に変わる。

 当番表の講師のように何度も登場するデータを入力する際は、ちょっとした即効ワザで素早く入力できます。「Alt」+「↓」キーを押すと、その列の既存データが一覧表示され、そこから選択入力できるようになります(図5)。

入力済みデータはメニューから選べる
図5 「Alt」キーを押しながら「↓」キーを押すと、同じ列で入力済みのデータが一覧表示される。「↑」「↓」キーで選択して「Enter」キーを押すか、マウスでクリックすると入力できる。

 すぐ上の行と同じデータを入力したいときは「Ctrl」+「D」キーという手もあります(図6)。セルのコピー/貼り付けより断然素早いので、マウスがないノートパソコンでの操作で特に重宝します。

 なお、セル範囲を指定して「Ctrl」+「D」キーを押すと、一番上にあるセルのデータが下方向にコピーされます(図7)。同様に横方向への入力/コピーは「Ctrl」+「R」キーでできます。

すぐ上のデータをキー操作で一発入力
図6 「Ctrl」キーを押しながら「D」キーを押すと、すぐ上の行と同じデータを入力できる。マウス操作より素早い。
下方向コピーはDownの「D」
図7 セル範囲を選択して「Ctrl」+「D」キーを押すと、最上行のデータが下へコピーされる。Down(下方向)コピーは「D」と覚えよう。ほかに「Ctrl」+「R」キーで右方向コピーも可能。RightのRだ。

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