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仕事が早くなるエクセル術

表はコンパクトにスマートに!

2013年5月7日

文字入れワザをマスターして表を整形する

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 同じ内容の表を初心者さんとベテランさんに作ってもらいました。初心者さんの表は間違いがあるわけではないですが(図1上)、ベテランさんの表のほうがコンパクトでスマートな印象です(図1下)。ベテランさんがどのような機能を使って表を作ったのか見ていきましょう。

図1 文章が入った表などは横長になりがち(上図)。セルの書式を工夫してコンパクトに整形しよう(下図)。A列の商品名は切りのいいところで改行し、D列の文章は折り返して表示した。E6セルでは文字列の長さに合わせて自動的に縮小表示。2~3行目の見出しはセルを結合し、B3~C3セルは縦書きにした。

鍵は「セルの書式設定」、結合も縦書きも自由自在

 図1上の表で一番不格好に見えるのは、表の項目名の部分。「性能」欄に合わせて項目名が2行になってしまいました。「性能」欄以外が上寄りになって何ともバランスが悪く見えてしまいます。

 こういうときは、2行分のセルを結合して、その中央に項目名を配置すると美しくなります。エクセルでは複数のセルを結合して、あたかも1つのセルのように扱うことができます。

 結合したいセル範囲を選択して「セルの書式設定」画面を開き、「配置」タブで「セルを結合する」にチェックを入れます(図2、図3)。

見出しのセルは結合すると美しい
図2 セル範囲を選択し、右クリックして「セルの書式設定」。「セルを結合して中央揃え」ボタンを押す手もある。
図3 「配置」タブで「セルを結合する」をチェック。「OK」ボタンを押すと選択範囲が結合される。

 「セルの書式設定」画面では、文字を縦書きにすることもできます(図4)。表の体裁によっては文字を縦書きにすることで、よりコンパクトに収まることがあるので、TPOに応じて利用しましょう。

 なお、「セルの書式設定」画面は「Ctrl」+「1」のショートカットキーでも呼び出せます。そちらのほうが素早いので覚えておくと便利です。

時には縦書きも駆使しよう
図4 セル範囲を選択して図2、図3と同様に「セルの書式設定」画面を開く(「Ctrl」キーを押しながら「1」キーを押しても同画面を開ける)。「配置」タブで縦書きの「文字列」をクリックし、「OK」を押すと縦書きになる。

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