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【Excel】データをクロス集計する

2010年11月15日

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毎日の売上履歴から、月ごとの商品別の売上金額を集計したい。

このように、縦軸と横軸に集計項目を配置した「クロス集計」をするときは、

「ピボットテーブル」機能を使う。マウスの操作だけで、瞬時に集計表を作成できる

『データ』→『ピボットテーブルとピボットグラフレポート』
毎日の売上履歴から、月ごとの商品別の売上金額を集計したい。このように、縦軸と横軸に集計項目を配置した「クロス集計」をするときは、「ピボットテーブル」機能を使う。マウスの操作だけで、瞬時に集計表を作成できる

集計表の“枠”をウィザードで用意

図1●まず表内のいずれかのセルを選択し(1)、「データ」メニューの「ピボットテーブルとピボットグラフレポート」を選ぶ(2)
図2●ウィザードの最初の画面では、基になるデータと作成するものを指定する
図3●第2画面では、基になる表の範囲を確認し、「次へ」ボタンを押す
図4●第3画面では、ピボットテーブルの作成場所を確認する。「完了」ボタンを押すと集計用の“枠”が用意される(→図5)

項目名を集計表にドラグ

図5●空のピボットテーブルと、表の項目名が表示された「フィールドリスト」が表示された。ここから「日付」を「行」に、「商品名」を「列」にドラグする
図6●そして、集計対象の「売上金額」を「データ」にそれぞれドラグする。これでクロス集計表が出来上がる

「日付」を月ごとにまとめて集計

図7●1日ごとに集計された結果を月単位にまとめるには、「日付」の項目を右クリックし(1)、メニューから「グループと詳細の表示」→「グループ化」を選ぶ(2)
図8●「開始日」と「最終日」は自動的に指定される。設定画面の「単位」を「月」に変更すると、月ごとの集計表に更新できる

 集めたデータが膨大すぎると、逆に「何がいつどのくらい売れたのか?」といったことが見えてこない。データを分析して、その意味を探るために「クロス集計」ができる「ピボットテーブル」機能を使ってみよう。これを使えば、複数の項目で表を集計できる。さらに集計項目の入れ替えや、計算方法の変更などがワンタッチでできる。ピボットテーブルが使えるようになれば、ビジネススキルもアップすること間違いなし。

 まずは、集計表の“枠”を作る。ウィザードの画面を開き、集計表の基になるデータや、作成位置などを指定する(図1~図4)。

 すると、真っ白な集計表と、元データの項目名(ピボットテーブルのフィールドリスト)が現れる。ここで、集計の基準を決めて、項目名を集計表の「行エリア」「列エリア」にドラグする。ここでは、商品の月別の売上合計を集計表にまとめたいので、「商品名」を「列エリア」に、「日付」を「行エリア」にそれぞれドラグした(図5)。続いて、集計対象の項目を「データエリア」にドラグする。ここでは、「売上金額」を選んだ(図6)。これだけで集計表が完成する。

 元のデータが変更されたときは、ピボットテーブルを右クリックして、メニューから「データの更新」を選べば、集計表にも更新が反映される。

 なお、日付を行や列の見出しに配置すると、「1日単位」の集計になる。必要に応じて「月単位」「年単位」に変更しよう。設定は簡単。配置した日付を「グループ化」すればよい。ここでは売上金額を月ごとにまとめて集計するため、グループ化の「単位」として「月」を選択した(図7、図8)。

 なお、ピボットテーブルの集計項目は、後から自由に変更できる。「ピボットテーブルのフィールド」に並んだ項目名のボタンを、行エリアや列エリア、データエリアにドラグして再配置するだけだ。集計項目を変えるだけで、データの違った側面を発見できる。

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